Administracion documental

Los archivos y la importancia de su conservación y debida organización para probar, garantizar y perpetuar la memoria documental de una empresa.

Como sabemos el punto de vida de cualquier empresaes su historia, su creación, su crecimiento, su desarrollo al pasar de los años y –quizá en algunas desafortunadas ocasiones- su deceso. Es este el motivo por el cual los archivos se han convertido enparte fundamental del proceso de existencia de una institución, de su organización, de su manejo y de su control, depende la imagen propia de la misma.

Como lo mencionábamos anteriormente, lavida de una entidad está basada en todos aquellos acontecimientos transcurridos, que la hicieron evolucionar con el tiempo y con el esfuerzo de sus empleados, guiados de la mano de sus directivos ycontando con la fidelidad de sus clientes –interno y externo-. Ahora bien, de todos estos momentos vividos a lo largo del existir de una empresa quedan plasmados en documentos las memorias y antecedentescomo registro vital de todo lo formalizado.

Son soportes de apoyo primordiales para la toma de decisiones, antecedentes de suma importancia, ya que en ocasiones se requieren hasta para procesosjurídicos trascendentales que pueden llegar a ser el punto de quiebre para dicha institución. Es en este instante donde la Organización Documental se hace imprescindible y por consiguiente –aun másprioritario-.
¿De qué vale tener los documentos soportes si no se encuentran en óptimas condiciones para su consulta? ¿Cuán fácil nos seria llevar a cabo una investigación si no tuviésemos conservados demanera ordenada todos estos documentos? y ¿Cómo lograríamos todo esto si no fuese por “Los archivos y la importancia de su conservación y debida organización”?
No se puede entonces restar importanciaa la labor de la Organización Documental en las empresas, aunque parezca una tarea simple y sencilla, el organizar los documentos de un archivo, su selección, uso y disposición para los clientes...