Administracion documental

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GESTIÓN DOCUMENTAL
Luis David Fernández Valderrama
Trabajo: IESA Instituto de Estudios Superiores en Administración. (Caracas-Venezuela)
(luisdavid8621@hotmail.com; luisdavid8621@gmail.com; luisd.fernandez@iesa.edu.ve)
Resumen
Se busca dar a conocer la gestión documental, no solo desde el punto de
vista actual, sino logrando mostrar un poco su origen, además se comenta la
importanciaque alcanza actualmente dentro y fuera de las organizaciones
públicas y privadas, no solo en la ordenación y correcto uso de las
operaciones archivísticas, sino también al facilitar la difusión de los fondos
archivísticos a sus usuarios directos.
Para dar inicio se dará una serie de conceptos relacionados a la gestión
documental con lo que se busca ubicarnos en el contexto del tema queestaremos tratando a lo largo de este trabajo.
Podemos decir entonces que, “La gestión documental abarca el ciclo de vida
completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente
que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas
unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función
de su valor testimonial o histórico como fuente parael conocimiento de la
trayectoria de la Universidad.” (Universidad de Málaga. Archivo General.
2006).
Por otro lado se comenta que la gestión documental según Fernández Gil,
Paloma (1999) “pretende abarcar desde la elaboración de los documentos
hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.”
Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de
Colombia, laGestión documental es un “Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”
Ahora podemos decir, tomando las ideas anteriores, que la gestión
documental consiste, en el tratamiento yconservación que se les da a los
documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción
del mismo, hasta su eliminación o conservación permanente, todo esto
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siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los
documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el
principio de procedencia.
Para cualquier organización la gestióndocumental es un gran reto, que tarde
o temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones
obsoletas y poco actualizadas. Es un reto difícil, ya que es necesario
realizar tareas como auditoria de información y gestión electrónica de
documentos, entre otras, para lo cual muy pocas personas están
capacitadas.
Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía esta de acuerdoen que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en
Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro
de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La
Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía
realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos
de lo cual no se conocíahasta ese momento, demostrando una interconexión
entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos
personales o institucionales.
Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un
explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad
tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la
extinta Unión Soviética, estaeclosión llegó a punto tal que surgen
problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que
se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo
posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados
Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió
reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo...