Administracion Documental

La administración documental regula la función archivistica en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es unafunción de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

Vemos que actualmente hay una cierta preocupación porel papel de la administración documental en el país y se plasma en los testimonios de la doctora Marcela Otálora Restrepo, este fue el mensaje que se le compartió a cerca de 35 clientes invitados porREDSIS a un desayuno de trabajo, para presentarles su solución Administración Documental:

“El objetivo de esta charla era transmitirles la importancia que sigue teniendo el papel como documento,porque estamos hablando de nuevas tecnologías de documentos electrónicos, sistematizados, digitales y queríamos recordarle a la gente que en Colombia todavía seguimos necesitando el papel para muchosasuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de Gestión Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general, pero no los eliminani los obvia que es la idea equivocada que tienen muchos.”

Es claro que estos testimonios son ciertos, pues muchos obvian el significado de documento en papel, piensan que los documentos ensoporte papel son simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valor trascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por estos motivos creo que el papeldel archivista o archivero en Colombia se toma en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a sus archiveros y es cuando se presentan los factores de error. Esta claroque hoy hay muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.

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