Administracion documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Durante siglos, la gestión documental en las diferentes empresas relacionadas con archivo ( administradores, archiveros y bibliotecarios), solo utilizaban herramientasmanuales básicas como los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel, ya con el tiempo se fue modificando a los audiovisuales y losdocumentos en soportes magnéticos u ópticos, los ficheros, que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación yclasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionalesde apoyo de la actividad administrativa.

En la actualidad, existen en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra ysale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan losflujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centrosde documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. A partir de esto se tienen en cuenta los objetivos de la Administración Documental, la cualdesde mi punto de vista es la de mantener actualizado las bases de datos según los documentos que tienen la persona encargada en cadena de custodia, al igual que se debe tener técnicas tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

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