Administracion Documental

INTRODUCCION:






El presente trabajo tiene como propósito ampliar el concepto de administración documental estableciendo su importancia y objetivos, de igual manera identificar las funciones inherentes a la misma y familiarizarme con el glosario archivístico.






































DESARROLLO:


1. elabora un ensayo Deadministración documental y sus objetivos.

Los archivos tienen como finalidad disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información de la Institución sea recuperable para su uso de la administración en el servicio del ciudadano como fuente de la historia. Los archivos son importantes para la administración y la cultura por que los documentos que lo conforman son imprescindibles parala toma de decisiones basadas en antecedentes.

Es por ello que la administración documental tiene gran importancia ya que está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; todo es un proceso oconjunto de procesos que se inicia con el documento desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos con el único fin que es controlar los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes y del mismo modo permitir realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

El conocimiento de laclasificación y manejo de datos trae consigo innumerables beneficios para el desarrollo de las actividades de una entidad, no únicamente para el área encargada de las labores de archivo, sino también para la obtención de historiales en sus diferentes campos de acción, entre otros; Área contable, Recursos Humanos y los departamentos que ejecutan la finalidad y objeto social de cada institución. Lafacilidad de búsqueda y acceso a la información en el menor tiempo posible, hacen de la administración documental una actividad gratificante que genera resultados eficaces, así mismo el ahorro de tiempo permite brindar una mejor calidad de atención al cliente y el propio desenvolvimiento del funcionario que desarrolla la labor de búsqueda.

OBJETIVOS QUE PERSIGUE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
•Facilitar la búsqueda y conservación de todos los documentos, reduciendo costos y espacio.
• Conservar la memoria corporativa.
• Ayudar a la toma de decisiones futuras, pues son material de consulta del éxito o fracaso de decisiones pasadas.
• Optimizar procesos de trabajo, pues al ser una organización eficiente de documentos, se gana tiempo.
• Apoyar investigaciones y procesos legales, puestodos los datos aquí almacenados , servirán de herramientas básicas para el desarrollo de futuras investigaciones internas de la compañía.

2. Identifica en un puesto de trabajo las funciones que se realizan y haz una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administración Documental.

1. Establece los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de losdocumentos que se procesan.
2. Proporciona información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
3. Realiza el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Se hace recepción y Orientación.
5. Se realizan Registro y Distribución.
6. Permite digitalizar, indexar, asociar, organizar y compartir cualquier información que su empresa genera o recibe.
7. Es una herramientaideal para dar soluciones a los problemas de archivo y comunicación interna de su empresa.
8. Identificar los tipos de información que maneja la organización.
9. Organizar los flujos de información en diagramas, que constituyen los mapas de información en la empresa.
10. Identificar el ciclo de vida de la información según los tipos de información.
11. Identificar las necesidades de...