Administracion documental

Manejo de archivos y documentos. Introducción
MANUAL DEL ARCHIVERO
Introducción:
Este manual está dirigido a todas aquellas personas (particularmente funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Tambopata) que en el desarrollo de sus actividades y responsabilidades están encargadas del manejo de los archivos de nuestra Institución, como una herramienta útil para el mejordesempeño de su labor. Juntos, conoceremos por qué y cómo se archivarán en adelante nuestros documentos.
En la actualidad (al igual que en casi todas partes) se tiene una idea totalmente distorsionada de lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general nos dan la impresión de constituir un cúmulo de papeles desorganizados, donde los documentos se van juntando (o, para ser precisos,“arrumando”) sin ningún criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno para “desocupar” o “hacer espacio” en la oficina.
Todo esto lo vamos a revertir con el objetivo que nos hemos trazado como reto para transformar esa imagen en un conjunto de documentos importantes que se deben conservar, clasificando y ordenando de manera técnica y metódica. El Órgano de Administración deArchivos (O.A.A.), se encargará de organizar previamente el incremento documental en base a criterios únicos y legales y cuya consulta se hará en forma ágil cuando tengamos a la mano los inventarios con la descripción correspondiente.
En el desarrollo de nuestro trabajo diario nos iremos convenciendo que el arte de archivar es una labor apasionante, pero previamente requerimos de mucho conocimiento ypaciencia para organizar, describir, seleccionar, conservar y brindar el servicio de documentos a los administrados y a nuestra propia Institución.
Sin duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro trabajo, cuando comprobemos el resultado eficaz de esta tarea que se traducirá en una mayor eficiencia de la administración, en un mejor servicio al ciudadano y también en la difusión dela información, conocimiento, cultura y la investigación histórica.

Documento. Concepto y tipos de documentos

1. DOCUMENTO
¿Qué es un documento?
Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, untestimonio de la actividad humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), ycualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.
¿Qué es un documento archivístico?
Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bien son documentos, NO HANSIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación original y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de nuestro archivo.
En consecuencia, un documento archivístico es aquel que es producido, recibido y conservado por una institución y contiene información relativa alejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución desarrolla.
¿Qué son los tipos documentales?
Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en:
TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de...