Administracion documental

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Gestión de los documentos resultantes de la actuación de las Administraciones es una necesidad que se ha Mantenido constante a lo largo de laHistoria hasta la actualidad, al ser éstos el soporte de la información producida y utilizada por las Administraciones. Su importancia se deriva del hecho de que la seguridad jurídica no sólo de lasadministraciones sino también de los ciudadanos se basa en la información contenida en los documentos administrativos. Si la adecuada gestión de los documentos es una necesidad en cualquier organización, enuna administración como la nuestra, basada en la tradición garantista del S.XIX, y en la que la producción documental se duplica cada tres o cinco años, la gestión de la masa de documentos producidosse convierte en un problema acuciante que necesita de una solución.

La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso,selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que secrearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.
Durante siglos la gestión documental en lasorganizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en   quese guardan los documentos de papel los ficheros o cardes que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información   mediante sistemas de codificación yclasificación. Así mismo fue como se hizo uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición...