Administracion documental

ENSAYO
LA ADMINISTRACION DOCMENTAL.

Cuando una empresa empieza a constituirse, en las primeras actividades que organizar para su fortalecimiento y control interno es su contabilidad, susempleados, sus proveedores y de mas objetivos que son propiedad en ellas. Pero todo estos elementos llevan consigo millones de documentos que al no se controlados y llevados de manera ordenada en la área deque correspondan pueden llegar en convertirse en gran congestión documental, trayéndole a la empresa gran inconvenientes y desorden en sus instalación.

Para evitar estos inconvenientes laboraleslas empresas se a encargado de conocer y contratar personas dedicadas a la organización de de documentos. ¿Pero como es el proceso de administración documental?

La respuesta es muy sencilla lo másimportante es la persona que este encargada de procesidimiento esa una persona ordenada, concentrada en sus actividades y que tenga a su disposición elementos encenciales para la organización dedocumentos, tales como archivadores,carpetas,folders,computador preferiblemente con programas que ayudan a controlar las entradas y salidas de documentos.ect.

Es muy importante que las personas que seencuentren encargadas de los documentos, tenga en sus archivos los documentos preferiblemente legajados en un orden preferiblemente consecutivo ya sea por fecha o por numero de secuencia del documentoen carpetas y/o folders y que en el archivador las carpetas estén marcadas o separadas por las diferentes categorías que maneje la persona encargadas de los documentos.

Y así llevando un orden y uncontrol a los documentos podemos lograr las siguientes ventajas:

-Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda ladocumentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico,...