Administracion Documetal

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (libros, internet, documentos del área) y amplía el Concepto de Administración Documental.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

* La podemos definir como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una entidad, empresa u organización la cual  permite la recuperación y disponibilidad detodo tipo de información, también determina el tiempo que los documentos deben guardarse y elimina los que ya no sirven y asegura la conservación indefinida de los documentos más valiosos. 
Esta actividad es casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran loslibros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueronsumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.

* Está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia enel manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales. Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma dedecisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. 
Por lo tanto en este proceso también se debe tener en cuenta la tabla de retención documental que son un listado de series, con sus correspondientes sub series y tipos documentales, a las cuales se le asigna un tiempo de permanencia en cada etapa delciclo vital de los documentos.

2. A partir de la consulta:

* OBJETIVOS:

* Establecer procedimientos para ejecutar rápidamente, trámites de documentos que se encuentran en proceso.
* Proporcionar información veraz y rápida de los documentos que tramitan.
* Realizar control de documentos que se crean procesan y archivan.
* Encontrar medios de recuperación de la informacióncuando se es necesaria.
* Almacenar la documentación de tal manera que esta perdure, y se pueda encontrar oportunamente.
* Eliminar la información o documentación no necesaria para la empresa, teniendo en cuanta el medio ambiente.

* PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL


El Administrador Documental es la persona encargada de realizar todos los procesos necesarios para laconservación y preservación de los documentos de manera adecuada, a fin de proporcionar un servicio de calidad a la hora de consultar la información y de esa manera satisfacer las necesidades de los clientes tanto internos como externos.
Para empezar el administrador documental debe comprender lo importante que es su papel en la empresa, porque un mal manejo de la información, significaría un caos...