administracion ducmental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitarsu utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final conel objeto desacelerar su búsquela, facilitación y conservación.
FINALIDADES
1. Conservar la memoria corporativa: de esta manera, las empresas pueden seguir un procesoproductivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
2. Contribuir a la toma de decisiones: los documentos almacenados se conviertenen un material de consulta para decisiones futuras.
3. Incrementar la eficiencia organizacional: la información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo debúsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.
4. Apoyar a las investigaciones y procesos legales: los elementos almacenados y ordenados según diferentesaspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.
FUNCIONES
1.Preparación de registros e informes: establece un código o numeración que facilita la identificación de cada uno de ellos, y que debe ser conocido tanto como el almacenador,como por los posibles usuarios.
2. Archivo de los registros y demás documentación: conversión de los documentos a un formato que todos los usuarios puedan leer.
3.Procesamiento de la información para su utilización y comunicación: colocación de los archivos procesados en un lugar de facial acceso, estableciendo las rutas para llegar a ellos.