Administracion Eficaz Del Tiempo

“Administración Eficaz del Tiempo”

“Algunas organizaciones muy exitosas desde la perspectiva financiera tienen un espacio para su gente, es decir las personas en un día normal de trabajo pueden tener un “time off” y tomarse un café, descansar etc. Estas empresas han sabido distribuir y gerenciar muy bien sus tiempos…”

¿De qué forma un mal manejo del tiempo incide en nuestro desempeño y ellogro de nuestros objetivos?

La mala priorización del tiempo, el mal uso o falta de uso de una agenda de hecho impacta negativamente en el logro de nuestros objetivos y los de la organización. Es muy probable que el manejo inadecuado de la asignación de nuestro tiempo haga que algunos planes se dilaten, la falta de seguimiento a nuestra agenda podría hacer que la respuesta a los plazos deentrega no se cristalicen en las fechas acordadas y todo esto en definitiva tiene un impacto en la línea final del negocio; en la línea financiera.

Si lo vemos desde la perspectiva del balanced score card la línea base, desde la cual se amarran todos los niveles y planes –la de crecimiento y aprendizaje- es la que debe tener un factor que dinamice y cuide el manejo en los tiempos y agendas.

Esteescenario se complejiza mucho más cuando el colaborador no tiene ningún sentido de urgencia, o cuando la cultura se ha anclado en la “no entrega” a tiempo de los plazos en los que los demás gerentes y colaboradores se comprometieron. Esto produce además un serio aumento de las tasas de tensión en los responsables de dar la cara, los señores que reportan al directorio lo gerentes generales.¿Cómo podemos hacer un diagnóstico para saber qué tan bien estamos administrando nuestro tiempo?

Una buena forma de saber si la organización está administrando bien su tiempo es el de saber cuántos de los proyectos y planes han sido efectuados en el tiempo acordado, cuánto de estos planes o proyectos han tenido un seguimiento sistemático.

En el lado personal, cuánto de nuestro tiempo estamosdistribuyendo en nuestros propios grupos de interés; la familia, el trabajo, la vida social, la pareja.

¿Cuán estresada está la persona? Una persona con un buen manejo de sus tiempos, es decir que ha “balanceado” adecuadamente sus tiempos probablemente tendrá una menor probabilidad de tener mayores tasas de stress.

En un congreso mundial de Recursos Humanos escuche una conferencia acerca de los“tiempos para la gente” , en esta conferencia se mostraba como algunas organizaciones muy exitosas desde la perspectiva financiera tenían un espacio para su gente, es decir las personas en un día normal de trabajo podían tener un “time off” y tomarse un café , descansar etc. Estas empresas concluye el estudio han sabido distribuir y gerenciar muy bien sus tiempos, pues le enseñan a su gente abalancear su tiempo a través del uso de su agenda.

Covey trabaja intensamente este tema, él menciona que existen cuatro cuadrantes del tiempo, y estos cuadrantes tienen dos ejes, uno que lude a la importancia y la otra a lo urgente. En el cuadrante uno se centra lo importante y urgente, aquí están los problemas acuciosos, donde atender estos temas es determinante, una persona, una organización queestá constantemente en este cuadrante se convierte en ineficaz, no es sano estar por mucho tiempo en este cuadrante, en el cuadrante dos está lo importante y no urgente, aquí se gesta la preparación, la prevención, la planificación etc. Si la persona, la organización se detiene más en este cuadrante muy probablemente será más eficaz, tendrá más opción de poder mirar el bosque. Está el cuadrantede lo no importante pero urgente, en este cuadrante están las llamadas, las interrupciones, reuniones y finalmente el cuadrante cuatro en el que está lo no importante y lo no urgente, revisión de correos, actividades triviales, lectura de correspondencia publicitaria, mails con amigos etc. Dependiendo en qué cuadrante se centre la persona o la organización se podrá entender “dónde estamos”...