administracion en la ingenieria civil

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales de la elaboración de los documentos para los procedimientos estandarizados de policía judicial.


2. ALCANCE

Aplica a los servidores de Policía Judicial que elaboren documentos de procedimientos estandarizados en la investigación criminal o quien por vía de excepción haga sus veces.


3. FUNDAMENTO TEÓRICO

Los documentosestandarizados son una herramienta importante ya que:

Proporcionan un conjunto de requisitos claros y concisos sobre las actividades al personal que las ejecuta.

Permiten la comunicación del propósito de las actividades y la coherencia en el desarrollo de las mismas.

Aseguran una continuidad de permanencia de la información en caso de cambios en el personal.

Garantiza la protección de lainformación suministrada y recolectada durante el desarrollo de las actividades.

Permite evaluar la eficacia y la adecuación continua de sistema.

Los documentos se deben ajustar a la cultura y a la organización que los aplica, su elaboración parte del estudio de los procesos o actividades y la identificación de la necesidad investigativa, criminalística o normativa del documento. Prosigueuna identificación de los puntos claves que deben cubrirse, la elaboración de un borrador del documento y la presentación a los usuarios del mismo, para que estos analicen su aplicabilidad a la situación real, se continúa con una etapa de ajustes y preparación del documento, una verificación de su forma y contenido, la realización de una prueba piloto para su posterior aprobación.


4.DEFINICIONES CONCEPTUALES

Para efectos de este instructivos se entiende por:

Procedimiento: Manera especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 1

Puntos de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que permitan conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento, con el fin lograr mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como documentos,personas, registros, firmas, formatos, entre otros.2

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.3

Alcance: Limite de aplicabilidad del documento. Indica la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica el documento.

Anexos: información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para lacomprensión y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.

Condiciones: Requisitos cuyo cumplimiento hacen posible la aplicación del procedimiento.

Definiciones conceptuales: Incluye el significado de términos que se consideren necesarios para una mejor comprensión del documento. Deben estar debidamente referenciadas.Desarrollo: Describe el proceso o actividad y da respuesta a preguntas: qué, quien, cómo, dónde, con qué y por qué.

Descripción: Explicación detallada, lógica y secuencial de la forma como se desarrollan las actividades que hacen parte del documento, los recursos que se deben considerar y los controles que se deben seguir para realizar dichas actividades.

Diagrama de flujo: Representacióngráfica de las actividades que hacen parte del procedimiento. Debe incluir el responsable de la ejecución de las actividades.

Documentos externos: Documentos de origen externo, tales como decretos, leyes, resoluciones, manuales de operación de equipos, normas, catálogos y demás reglamentos que afecten los requisitos o características del servicio.

Fundamento teórico: Resumen de la basecientífica de la técnica y/o método a realizar.

Instructivo: Descripción detallada de cómo se desarrolla y registra una actividad.

Materiales y equipos: Elementos que se requieren para realizar la actividad. Debe incluir los aspectos relacionados con la técnica y/o el método utilizado, equipo, manejo y mantenimiento, calibración, reactivos y materiales empleados.

Manual de procedimientos:...