Administracion Por Excepcion

INTRODUCCION

Cada día cobra mayor vigencia la necesidad de lograr una mayor productividad y eficiencia en las operaciones empresariales. Así como a nivel de operaciones de manufactura las empresas han logrado generar ventajas competitivas con base en la mejora de productividad y eficiencia en los procesos de producción, las organizaciones están aplicando conceptos similares a los procesos denegocio de inicio a fin (end-to-end process). Las adecuadas estrategias de negocio basadas en administración por excepción, combinadas con las herramientas tecnológicas que apoyan la Administración en Tiempo Real” (Real-Time Enterprise) permiten importantes ganancias en eficiencia, eficacia y competitividad a las organizaciones. Este documento técnico expone los principales elementos yconsideraciones sobre una estrategia de Administración por Excepción y plantea algunos elementos fundamentales para ponerla en marcha.





























Importancia

La administración por excepción es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera máseficiente. Básicamente la idea propone la concentración en lo que está mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente.
Lo importante es detectar rápidamente los errores en los resultados de las transacciones y los flujos de información entre las diferentes áreas que intervienen en los procesos del negocio. Por lo tanto, es necesario tomar como base un sistema deinformación transaccional (intercambio de información) para poder establecer una estrategia de Administración por excepción.

Concepto
La administración por excepción es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente. Básicamente la idea propone que usted se concentre en lo queestá mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente.
La Administración por Excepción se basa en dedicar recursos de la organización para la detección oportuna de transacciones que se encuentran fuera de los parámetros establecidos como permisibles para una operación específica. Por ejemplo, detectar a tiempo un despacho de mercancía que no se encuentra cumplido enun 100%, lo cual puede generar insatisfacción en el cliente. No debería asignar recursos a revisar el estado de todos los despachos, debería tener los mecanismos para poder identificar solamente aquellos que están fuera de los parámetros permitidos. Esto exige tener los mecanismos necesarios para poder identificar oportunamente estas situaciones y alertar a los funcionarios adecuados sobre elhecho en particular. No debo asignar recursos para revisar e inspeccionar todo, debe tener los elementos para poder, de manera automática, identificar situaciones fuera de los estándares permitidos.
Las organizaciones viven en un entorno de permanente flujo de información. Lo importante es detectar de forma oportuna las desviaciones en los resultados de las transacciones y los flujos de informaciónentre las diferentes áreas que intervienen en los procesos de negocio. Una organización que no cuente hoy en día con sistemas de información que por lo menos apoyen sus transacciones críticas de negocio está condenada a morir. Por lo tanto, es necesario tomar como base un sistema de información transaccional para poder establecer una estrategia de Administración por Excepción. Aquellas situacionesque están dentro de los parámetros permisibles no debe ser sujeta a revisión y control, de hecho es una transacción que, si los parámetros de medición están bien establecidos, no debe presentar ninguna falla, entonces para que dedicar recursos para revisar algo que se supone está correcto. Esto es generar desperdicio. Lo que hay que hacer es establecer los mecanismos para que las transacciones...