Administracion y control de documentos contables

Administración y control de documentos contables
Introducción:
El objetivo a desarrollar del siguiente tema, es analizar la gran importancia de la administración y del control correcto de los documentos contables, además de la presentación física de dichos documentos además de la representación de un archivo del tipo geográfico.
En este tema se analizara los diferentes tipos o maneras dearchivar los documentos contables, el objeto que tiene la responsabilidad del que los archiva, la metodología, entre otras cosas.
También se analizara los criterios para la creación, modificación y la anulación de los documentos internos y externos.
También se detallara el proceso de la planeación y sus diferentes pasos para su realización.
Objetivos Generales:
Analizar la administración de losdocumentos contables, y el control de dichos documentos.
Analizar la importancia de la administración de los documentos contables.
Comprender la importancia del control de los documentos contables.
Reconocer la presentación geográficos de los documentos contables.
Objetivos específicos:
Administración de documentos contables y el control de estos.
Administración de documentos contables.Importancia del control de los documentos contables.
Presentación física de los documentos contables.
Administración y control de documentos contables
Analizaremos las distintas maneras para el control y la correcta administración de los documentos contables en Costa Rica.
1. OBJETO

Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema deGestión de la Calidad, garantizando su adecuación, revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación y prevención de obsolescencia.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestación del servicio.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad del representante de ladirección para el SGC, definir, controlar y hacer seguimiento a la documentación del Sistema.

4. DEFINICIONES Y SIGLAS

* Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o sistematizado.

* S.G.C.: Sistema de gestión de calidad.

* Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel,disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

* Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

* Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigenciaporque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el SGC.

* Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

5. METODOLOGÍA

El control de los documentos es responsabilidad del representante de la dirección para el SGC, por medio del “Listado Maestro de Control de Documentos formato No. VAOMPC-RG02”donde se registra:

* Código del documento
* Nombre del Documento
* Si el Documento es Interno o Externo
* Versión
* Fecha de la última Revisión
* Responsable de la Revisión
* Responsable Aprobación
* Justificación del Cambio
* Distribución de Documentos (Control de original y copias)
* Disposición de obsoletos

Criterios para creación,modificación y/o anulación de documentos internos y externos

1. La revisión realizada por parte de los jefes de procesos, a los cambios generados a procedimientos, instructivos y/o formatos contempla:
a. Revisión a la secuencia de actividades
b. Definición de responsable y documento por actividad
c. Codificación dada entre procedimientos, instructivos, formatos y los...