Administracion

ADMINISTRACIÓN DE LOS MANUALES
DE PROCEDIMIENTOS
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La elaboración cuidadosa de los manuales de procesos y su adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes actividades, independientemente de que su elaboración sea en tomos de hojas intercambiables o de que su consulta se efectúe por pantalla.
Con el estado actual de innovacióntecnológica, la complejidad de los mercados y la competividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos.
La finalidad del manual es ofrecer una descripciónactualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.
En nuestros días, es un requisito esencial que las empresas de gran tamaño posean varios manuales de procesos; no ocurre lo mismo en una entidad de porte pequeño o mediano, donde el gerente puedepreguntarse: ¿»compensará para nuestra empresa elaborar manuales de procedimientos?» <ç,Cuáles manuales serán necesarios?». Responder en forma acertada estas
preguntas no resulta fácil, por el hecho de no existir un límite exacto para el tamaño de la empresa que justífique la creación de manuales. En un plano general, ellos son útiles para todas ellas, independientemente de su tamaño, número deempleados, actividad, etc.
Así podemos pensar que una empresa comienza a justificar la creación de un manual, cuando, en razón de su tamaño, actividades y complejidad, sus directivos empiezan a perder la visión de conjunto, a tener dificultad en conocer las actividades y finalidades de las demás dependencias, en fin, a tener dudas respecto del límite de su autoridad y responsabilidad.
Es por demásinconveniente, y hasta cierto punto impracticable, confiar que alguien o pocas personas puedan tener la capacidad de memorizar todos los procesos y las normas asociadas con ellos, las rutinas y los formularios necesarios en una organización. La verdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos yestableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que, generalmente, lo combaten `de todas las formas posibles porque lo consideran inneçesario.
CONCEPTO, OBJETIVOS Y VENTAJAS
Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilización del gruporespectivo de la empresa. Para alcanzar este objetivo, es preciso consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido como manual, que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para que adquiera la fuerza necesaria'y se aplique como corresponda, ya que existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite ¡a libertad de improvisar y de hacer lo que más leconvenga a cada uno.
Por manual dejp~cesos debemos entender la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.
Tiene como propósito describir los procesos de ¡a empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren lasorientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.
El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo, acompañadas de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.
El manual tiene como objetivos:
* Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores...