Administracion

Cuatro Pasos Fundamentales
No son pocas las empresas, pequeñas, medianas o grandes que se resisten a aplicar los Cuatro Pasos Fundamentales del proceso administrativo.
Esto no deja de ser llamativo por varias razones. En la vida cotidiana lo aplicamos contínuamente. Vayamos a un ejemplo: cuando uno decide aprovechar un fin de semana con la familia con una salida de mini-vacaciones omini-turismo, “planifica” el conjunto de pasos que debe recorrer para concretarlo, “organiza” las responsabilidades que tiene cada integrante del grupo familiar, “ejecuta” todas las tareas (compra de alimentos, chequeo del automóvil, reserva del hotel o del camping, etc.) y, por último, “controla” a modo de balance, al regresar, cómo se aprovechó ese fin de semana tan especial.
Pero algo tan obvio, nosiempre se lleva a cabo en el ámbito laboral. Muchas decisiones se toman en forma intempestiva (tipo “maverick” en la jerga del e-business), sin mucho lugar para la planificación ni la organización. Todo se hace sobre la marcha, haciendo imposible el control. Y lo que agrava las cosas, no pudiendo establecerse la efectividad o eficiencia ni de lo que se está haciendo ni de quienes lo hacen. Todaconclusión resultará, inevitablemente, arbitraria, es decir, basada en opiniones y no en datos.
Tal es así, que en muchas empresas de la región he podido detectar que cuando se les acerca una solución, por ejemplo, para permitir una mejor “planificación” les cuesta, a quienes deben tomar la decisión de compra o incorporación, comprender su utilidad. Y lo mismo ocurre para cualquier herramienta que seoriente a la “Inteligencia de Negocios” o Business Intelligence. En suma, puedo afirmar que he encontrado una fuerte correlación entre la no comprensión de la utilidad de estas herramientas y la no aplicabilidad de un concepto que tiene más de un siglo: el del Proceso Administrativo.
De allí que me gustaría explicarlo para utilidad de todos nuestros lectores.
Aquí va.
Las diferentes escuelasque identifican al proceso administrativo, definen que la administración en sí misma, es una actividad compuesta por etapas que forman un proceso único y estructurado. Las actividades componentes difieren de escuela en escuela pero, en esencia podemos identificar las siguientes:
Planificación.
Organización.
Ejecución.
Control.
1. LA PLANIFICACIÓN consiste en un proceso racional para alcanzarlos objetivos del modo más eficiente siguiendo determinados cursos de acción. Nótese que “metas” y “objetivos” nos son sinónimos. Los objetivos definen las etapas a cumplir para lograr las metas de las propuestas.
2. LA ORGANIZACIÓN se emplea para distribuir las responsabilidades entre los miembros del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y vínculos necesarios.
3. LAEJECUCIÓN por los miembros del equipo para que lleven a cabo las tareas establecidas con proactividad.
4. EL CONTROL de las actividades para que se ajusten lo más correctamente posible a lo planificado.
Planificación
Todo equipo de trabajo y su líder, jefe o gerente debe estar identificado con los objetivos y metas a alcanzar. La definición e instrumentación de los pasos para lograrlos conforma unplan de acción que determina las actividades a cumplir. La confección de un plan demanda previsión, estimación, intuición y experiencia sobre todo en lo que hace a plazos, recursos y presupuestos involucrados.
Actividades primordiales de la Planificación
a. Determinar claramente los objetivos y metas de la empresa.
b. Estimación de Plazos Futuros. Pronosticación.
c. Establecer las condicionesy premisas bajo las cuales se hará el trabajo: circunstancias, medio ambiente, etc.
d. Elección de un curso de acción. Enunciar las tareas para lograr los objetivos. Es recomendable establecer planes contingentes alternativos a los cursos de acción básicos (usualmente llamados “Plan B”).
e. Establecer un Plan General de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores...