ADMINISTRACION

3 Administración de la Facturación
Factura
Es el documento que expide el vendedor y entrega al comprador para hacer constar la operación, el nombre de comprador y vendedor, su importe, la cantidad y descripción del producto o servicio y la fecha de la operación.Dentro de un sistema de contabilidad, la facturación es el más relevante de sus procesos. La mayor parte de los ingresos de unaempresa, se generan a través del proceso de facturación.
Administrar el proceso de facturación, equivale a administrar las ventas, donde todo el ciclo de la facturación puede ser atendido en forma electrónica. . Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor(el comprador).
Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
La innovadora factura electrónica, fomenta que las instituciones dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un documentotributario generado electrónicamente, que tiene la misma validez tributaria que la tradicional y registra las operaciones.
En toda Factura se debe agregar también el impuesto al valor agregado o impuesto de valor añadido (I.V.A.), en aquellos países en los que se usa esta forma de impuesto.
Dependiendo del volumen de operaciones de las empresas, el ahorro por concepto de administración defacturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%.
Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:
• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
• Ahorro en el gasto de papelería.
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Menorprobabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
Por otro lado, una vez que las empresas empiezan a operar con esta tecnología, se ven incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa.
Elcontrol tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.

3.1 Elaboración de factura electrónicas

Una forma novedosa de facturar, es a través de las facturas electrónicas.
La factura electrónica (o e factura) es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte parademostrar su autenticidad. Por eso, la factura electrónica es un fichero que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos y cumple otros requisitos que dependen de la legislación del país en el que se emplea.
La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática yel envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
El sistema del vendedor, la envía al comprador a través de un medio de comunicación para documentar la venta o la provisión del servicio.
Está sometida a ciertos requisitos legales por las autoridades tributarias de cada país, de forma que nosiempre es posible remitir electrónicamente las facturas, y, en ese caso, se envía la factura impresa, por correo o mensajería.
Los requisitos legales respecto al contenido, afectan tanto a las facturas electrónicas como a las de papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad.
Existen algunas normativas...