ADMINISTRACION

una Caja Chica
Aunque el uso de tarjetas de débito y de crédito está rápidamente reemplazando y eliminando las transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos menores que son más convenientes pagar en efectivo o que usted prefiere pagar en efectivo. Estos podrían incluir franqueo, útiles de oficina, reparaciones menores, propinas, combustible para su vehículo,estacionamiento y peajes y tarifas para el transporte público, entro otros.
Ventajas de Usar una Caja Chica
Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menores relacionados a su negocio:
• Puede separar los gastos del negocio de los gastos personales. 
• Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilización de los gastos menores en los libros delnegocio. 
• Tendrá los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se puede tomar por estos gastos menores. 
• El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentación de estos gastos todos juntos en un archivo. 
• Al saber donde se está gastando el efectivo, estará en mejores condiciones para controlarlo.
Procedimiento para la Caja Chica
Estableciendo la Caja ChicaUn fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta específicamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio que usted maneja desde su hogar, probablemente usted mismo va a manejar la caja chica. En una pequeña empresa con más de una persona, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo segúnlas necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica dependerá de la naturaleza del negocio: cuántos desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto período, como un mes, por ejemplo.
Para establecerla caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque está contabilizado en una cuenta separada que se llama Caja Chica en el libro mayor. El cheque está canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequeña caja de seguridad, en un cajón del escritorio bajo llave oen algún otro lugar donde está seguro.
Usando la Caja Chica
Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera:
Cada vez que se necesita efectivo para hacer algún trámite, hacer una compra o pagar un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o necesario y deja un comprobante en la caja,indicando el nombre de la persona quien solicitó el efectivo, la fecha, el monto y el propósito. Se puede comprar comprobantes estándares en negocios donde venden útiles de oficina, o puede usar su propio formato. El comprobante puede ser simplemente un papelito y si usted mismo, como el propietario del negocio, está manejando la caja chica, el comprobante básicamente sirve como un recordatoriopara usted que ha sacado dinero de la caja chica.
Cuando la persona quien solicitó el dinero de la caja chica ha hecho su trámite o compra, debe regresar y entregar al custodio de la caja chica el recibo por el gasto. En el caso de un gasto para el cual no se entrega un recibo, como una propina, por ejemplo, se puede usar el mismo comprobante de la caja chica para indicar el monto exacto del gasto yéste servirá como el respaldo.
Si el gasto real fue mayor que el monto solicitado, el custodio de la caja le paga la diferencia a la persona que efectuó el gasto. Y al contrario, si el gasto fue menor, la persona quien solicitó el dinero devuelve la diferencia al custodio de la caja chica. Una vez saldada la cuenta, se saca el comprobante de la caja y se guarda el recibo. Aquí nuevamente, si...