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El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.”
Los manuales son un medio de comunicación muy especializado yrequieren habilidades de comunicación especializadas -habilidades que normalmente no se aprenden en la escuela o en el trabajo.
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizará, queactividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.
El manual de organización es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos humanos.
El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar, delegar, supervisar y vitalizar o estimular.El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del método.
Los manuales de organización son elementos básicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de laempresa, en una forma sencilla, directa y autorizada.
El por qué de la necesidad de utilizar los manuales
 Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizado. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismas reglas.
 Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la organización, de modo queesta información no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.
 Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil deusar. Las respuestas a las preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo.
 Tiene una influencia definitiva. Una política corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene más impacto que en un memorando hecho hace tres años escondidos en algún lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compañía.
 Los manuales ayudana los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno y otros cuerpos reguladores.
 Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados pueden consultar “el libro” en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta.
 Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados, ayudándose aconocer correctamente sus funciones desde el principio. Muchos manuales se desarrollan específicamente como auxiliares de adiestramiento.
 Los manuales reducen la papelería reuniendo la información en un solo lugar.
Ventajas y desventajas de su uso
Ventajas
 Logra y mantiene un sólido plan de organización.
 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plangeneral y sus propios papeles y relaciones pendientes.
 Facilita el estudio de los problemas de la organización.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
 Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la...