Administracion

CONTROL DE COMPRAS

1.- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administración sobre este proceso y además del jefe de compras sobre los proveedores.

Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables fugas opérdidas de dinero como por ejemplo la doble facturación, las participaciones con los proveedores para salir favorecidos en la compra, ETC.

Para que el director del departamento de compras, este seguro sobre que comprar, como comprar, características del producto, épocas de abundancia, etc., se deben diseñar unos formatos que recopilan toda esta información y que reciben el nombre deESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR.

Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar pérdidas y a mantener los costos.

Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el TAMAÑO requerido, los FACTORES deseables y/o indeseables, etc.

Enestas especificaciones nunca se determinan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendrían que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejarían de ser estándar.

Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como despacharnos los productos que le solicitamos, por el jefe de recibos paraque sepa como aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboración.

Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente:

*.- Tamaño del negocio
*.- Estructura del menú
*.- Capacidad de almacenamiento
*.- Capacidad de pago
*.- Volumen de ventas
*.- Condiciones o características del producto

2.- MÉTODOS DE COMPRA

.*- MERCADO ABIERTO:

Este método ofrece lasventajas de un contacto con un número mayor de proveedores y para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicación o se pueden visitar si es el caso.

Se dividen en:

COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicación para lograr el mayor número de ofertas, las cuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se ponen a consideración de la Junta de compras oel Dueño del negocio. Por lo general en un cuadro de clasificación que reúne esta información:

PROVEEDOR CALIDAD PRECIO CREDITO CANTIDAD SERVICIO







MERCADO LIBRE: se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en plaza de mercado; en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el precio, el tamaño, el peso por unidady la presentación del producto; como es lógico no se pueden cambiar las cantidades determinadas por el departamento de compras.

*- CONTRATISTAS: se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener almacenados porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus características especiales, como por ejemplo: la leche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos debemos fijarcon anticipación con el proveedor las cantidades normales que consumieron y la frecuencia con la que nos los deben entregar.

3.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA COMPRA

Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a través de los siguientes formatos:

LISTA DE MERCADOS:

Se utiliza para los productos perecederos, de difícil almacenaje o tambiénllamados de consumo diario o compras de cocina.

El chef debe tener en cuenta los eventos que están pronosticados y en colaboración con el almacenista determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que se deben comprar de ellos.

Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los precios y marca a cual de los tres es al que se le debe comprar....