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Cartas de ajuste
Replies to complaint letters, often called letters of "adjustment," must be handled carefully when the requested compensation cannot be granted. Respuestas a las cartas de reclamación, a menudo se llama cartas de "ajuste", deben manejarse con cuidado cuando la indemnización solicitada no puede ser concedida. Refusal of compensation tests your diplomacy and tact as a writer. Lanegativa a compensar las pruebas de su diplomacia y tacto como escritor. Here are some suggestions that may help you write either type of adjustment letter: Aquí están algunas sugerencias que pueden ayudarle a escribir cualquier tipo de carta de ajuste:
1. Begin with a reference to the date of the original letter of complaint and to the purpose of your letter. Comenzar con una referencia a lafecha de la carta original de la denuncia y con el propósito de su carta. If you deny the request, don't state the refusal right away unless you can do so tactfully. Si usted niega la solicitud, no se establece la negativa de inmediato a menos que pueda hacerlo con mucho tacto.
2. Express your concern over the writer's troubles and your appreciation that he has written you. Expresar supreocupación por los problemas del escritor y su reconocimiento de que él te ha escrito.
3. If you deny the request, explain the reasons why the request cannot be granted in as cordial and noncombative manner as possible. Si usted niega la solicitud, explicar las razones por las cuales la solicitud no puede ser concedida en forma tan cordial y noncombative como sea posible. If you grant therequest, don't sound as if you are doing so in a begrudging way. Si se concede la petición, no suenan como si lo están haciendo de una forma de mala gana.
4. If you deny the request, try to offer some partial or substitute compensation or offer some friendly advice (to take the sting out of the denial). Si usted niega la solicitud, tratamos de ofrecer una compensación parcial o sustituir u ofrecerun consejo de amigo (a tomar la picadura de la negación).
5. Conclude the letter cordially, perhaps expressing confidence that you and the writer will continue doing business. La conclusión de la carta cordial, quizás expresando su confianza en que usted y el escritor seguirá haciendo negocios.
6. Una carta de ajuste debe comenzar con una declaración positiva, manifestando su apoyo ycomprensión. Cerca de la salida, se debe dejar que el lector sepa qué se está haciendo, y esta noticia, buena o mala, debe ser seguida de una explicación. La carta debe terminar con otra declaración positiva, que reafirma las buenas intenciones de la compañía y el valor de sus productos, pero nunca se refiere al problema original.

"Whether or not your company is at fault, even the mostbelligerent claim should be answered politely. An adjustment letter should not be negative or suspicious; it must never accuse the customer or grant any adjustment grudgingly. Remember, your company's image and goodwill are at stake when you respond even to unjustified claims." "Sea o no su compañía tiene la culpa, incluso la afirmación de la mayoría de los beligerantes deben ser contestadas amablemente unacarta de ajuste no debe ser negativo o sospechoso;. Nunca debe acusar a los clientes o conceder cualquier ajuste a regañadientes Recuerda, la imagen de su empresa y la buena voluntad son. en juego cuando se responde incluso a las reclamaciones injustificadas. "
(Andrea B. Geffner, How to Write Better Business Letters , 4th ed. Barron's, 2007) (Andrea B. Geffner, cómo escribir mejor CartasComerciales, 4 ª ed. Barron, 2007)

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