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¿Qué es y para qué sirven los Manuales de Funciones y Procedimientos a las Organizaciones?






Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Ahora bien, a groso modo éstos sirven para saber a detalle "Qué se va ha hacer", "Cómo se va ha hacer", "Dónde se va ha hacer", "Cuándo se va ha hacer" y lo más importante "Quién lo va a hacer"."

En las organizaciones hay un Área bajo la denominación Organización y métodos, puede ser una gerencia o una jefatura dependiente de Recursos Humanos o Gerencia de Personal. Y es la encargada deelaborar los manuales de procedimientos de la Organización. Estos manuales contienen las normas que rigen las funciones y procedimientos de las distintas áreas de una organización. 
De esta manera todo lo inherente a un puesto de trabajo se encuentra escrito, alcance del puesto, responsabilidades e incluso forma de realizar las rutinas de trabajo. Forman parte de las distintas escuelas deadministración y reducen la cantidad de errores en las tareas, e incluso favorecen la auto gestión y reducen también los niveles de supervisión para las tareas ya que su tarea específica está escrita en ellos.



son manuales que se encuentran previamente redactados, con sumo cuidados y bien detallados, en ellos tal y como lo dicen son: 

el de funciones: en este manual se detallan cuales son lastareas especificas de cada funcionario, desde el presidente hasta el último empleado, sus metas y actividades bien detalladas 

el de procedimientos: vendría a ser cómo llegar a esas tareas mencionadas anteriormente, ósea, el modus operandi para cumplir las actividades... cómo trabajar, de qué modo, para llegar a los objetivos propuestos con eficiencia y eficacia.


LA IMPORTANCIA DEL MANUALDE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES:

El Manual de Organización y Funciones, más conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal. 

El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de lasfunciones de todos los puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación. 





Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso
interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marcaresponsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc. 
Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros. 

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración. Aquí algunas recomendaciones para esteproceso: 

Se necesita la participación y compromiso de todos en la organización, especialmente de los líderes como promotores. 

Se necesita que los líderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas. 

Se necesita formar un equipo técnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo ala organización. 

Se necesita que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF. 

Se necesita que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del organigrama y para que el plan estratégico se refleje en las funciones

Se necesita finalmente hacer un plan de implantación de este manual, especialmente con los cambios fuertes. ...