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ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO: CICLO DE COMPRAS

GENERALIDADES

En toda empresa comercial o industrial en que la fuente de ingresos la constituyen las mercancías, es indispensable tener información sobre su movimiento y existencias. Para el registro o control contable del movimiento de mercancías deben estudiarse los siguientes aspectos: Capacidad económica de la empresa (recursospropios o ajenos).

1. Forma de operar o de llevar a cabo sus operaciones.

2. Monto real o probable de operaciones (desde el punto de vista de una empresa ya en funciones o que se inicie).

3. Número, valor y variedad de los artículos que se manejen.

4. Información deseada o necesaria para los dirigentes de la empresa.

Según Tomás López las compras son: Información respecto a lainversión en mercancías para determinar las necesidades económicas de la empresa y en relación con la importancia del consumo o del mercado, así como estar en posibilidad de determinar el abastecimiento de artículos en la forma más económica. (Reducción de costos).

Cuenta transitoria de activo movimiento y saldo deudor, el cual representa en todo momento la inversión hecha en mercancías durante eltiempo transcurrido del ejercicio a precio factura del proveedor.


Las compras, en el sentido contable, son solo aquellos artículos del inventario de mercancías que compra la empresa para volver a venderlos a los clientes en el curso normal.

Para aquellas áreas de procuración donde la responsabilidad ha sido asignada al Departamento de Compras, la función básica es igual a cualquier área deprocuración, proveer buenos productos o servicios a buen precio, a buen tiempo y en un buen lugar. El término “buen” es usado aquí como sinónimo de “la mejor posible”, en todos los aspectos que se considere sean en beneficio de los intereses de la organización.

El interés primordial es que la función básica de compras debe existir a diferentes niveles, en los niveles bajos, es la eficienciacon que el personal auxiliar cumpla con la parte que les corresponde en los procedimientos operacionales, en el nivel intermedio, existe interés en la efectividad con que las actividades individuales cubren los aspectos más importantes tales como la selección de proveedores y la negociación de precios, y en los altos niveles, hay preocupación por el grado en que se puedan percibir las oportunidadesde lograr mejores compras para las demás funciones gerenciales.











OBJETIVOS ESPECIFICOS CON RIESDO DE NO CUMPLIRSE

La función de compras puede ser vista como un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos, como sigue:

1. Determinación de necesidades. En primer lugar habrá de determinarse la necesidad específica que requiere ser satisfecha a través de laacción de procuración, incluye la especificación, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.

2. Autorización de la compra. Como segundo paso debe haber una autorización para proceder a la compra. Algo se necesita y hay que decidir cómo obtenerlo.

3. Efectuar la compra. El grupo de compras se ocupa ahora de localizar el proveedor que se crea puede proporcionar losartículos buscados sobre la base más ventajosa para la organización. La selección del proveedor debe decidirse en un acuerdo definitivo de compra.

4. Seguimiento. Hasta el límite que sea necesario debe haber una acción de seguimiento por parte del grupo de compras, de igual manera, asegurarse que la entrega de la mercancía que se requiere debe ser de tal forma que satisfaga las necesidades delrequirente.

5. Completar la entrega. La entrega se hace y en ese momento se debe determinar si se está cumpliendo con lo acordado o si se presenta algún cambio imprevisto susceptible de reclamo.

6. Liquidación. Finalmente, se liquida al proveedor sobre las bases acordadas y así, la transacción de compras queda concluida, obviamente, condicionada a las garantías ofrecidas por el proveedor....