Administracion

Departamento de Educación
Escuela Isidro A. Sánchez
Luquillo, P.R.

Capítulo 8: Administración de la información

Héctor M. Cruz y Alexis Torres
11-2
Tecnología de Oficina
Sra. Escobar
8 de diciembre de 2011
Indice:
Pagina
Introducción………………………………………………………………………..1

Texto del informe………………………………………………………………..2

a) …………………..………………………………………………………………..3

b)…………………….…….………………………………………………………..4

c) …………………………………………………………………………………….5

d) …………………………………………………………………………………….6

Conclusión…………………………………………………………………………..7

Info. Adicional……………………………………………………………………..8

Introducción:

La conservación y retención de documentos continúa siendo una de las tareas más importantes para el profesional administrativo de la oficina. En la oficina moderna aún se genera información en papel y granparte en forma electrónica –en almacenaje óptico o digital o en páginas intranet. La información es la base o fundamento para que una institución pueda funcionar. En este Capítulo se cubrirá la necesidad de mantener un sistema adecuado para la administración de información impresa o electrónica. En este informe se presentara las clasificaciones de documentos, sus categorías y los medios parapreservarlos. También, se incluirán, los procedimientos para el manejo de documentos en papel y en algún método electrónico y las técnicas para simplificar y aumentar la rapidez en el proceso de localización.

La Administración de la Información:

La administración de documentos es importante para poder planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creaciónde los diferentes documentos, así como su mantenimiento, conservación temporera, localización, protección, control, uso y disposición o conservación permanente. Los documentos se clasifican en vitales, importantes y útiles y también sirven de memoria para las empresas. Toda organización necesita tener unos controles internos para guardar sus documentos y localizarlos en el momento en que senecesiten. La información confidencial de una entidad e individuo tiene que estar protegido. Esta puede servir como evidencia en transacciones financieros o para propósitos de impuestos. Por esa razón es importante mantener los documentos guardados y protegidos ya sirven como evidencia en procesos legales y para el desarrollo y crecimiento de la institución. Por eso es importante que el profesionaladministrativo tenga que conocer y mantener un sistema de conservación y protección eficiente de los expedientes almacenados en diferentes formatos, ya sea en papel o en forma electrónica para asegurar el fácil acceso a la información cuando se necesite. El sistema de archivo electrónico incluye todo método de almacenaje electrónico disponible en el mercado. El sistema de archivo electrónico tiene 3ventajas. Una de ellas es que pueden estar contenidos en un medio de almacenaje óptico o digital: tarjetas, cintas magnéticas, fotos, videocintas, audiocintas, discos flexibles, disco duros de computadoras, USB, tarjetas de memorias y ect. El segundo es que mantienen un sistema de ordenación interno –ordenan las carpetas o los documentos (archivos) primero numéricamente y luego alfabéticamente. Latercera ventaja que tiene el sistema de archivo es que además de los documentos que se han creado, también se recibe información en el buzón electrónico. Este sistema consiste en el uso de computadoras y de programas de aplicaciones para guardar y organizar la información en forma lógica. El ciclo de vida de un archivo electrónico es similar al sistema manual. Consta de cuatro fases que son:creación y almacenaje, distribución y uso, mantenimiento y disposición. La primera es la creación del documento la cual es creado en programas de aplicaciones como: Word, Excel, Access y ect. Un archivo consiste de toda información que se procesa en una computadora y se le asigna un nombre para guardarla en un medio electrónico. En el sistema electrónico también hay...