Administracion

C O N T R O L

La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño organizacional a fin de garantizar que se cumplan los objetivos y los planes ideados para alcanzarlos.
El control es el instrumento que, valiéndose de la información, permite determinar en que grado los resultados obtenidos se ajustan a los resultados esperados. Además de esta comparación entre loreal y lo previsto tiene que marcar los desvíos, para corregir la acción, o bien, rever las decisiones y planes.
El control se constituye así en un proceso dinámico, continuo que permite que la organización se encamine hacia los objetivos y metas trazados.

Es menester contar con definiciones acerca de la actuación deseada y los resultados reales, para poder practicar el control. La actuacióndeseada se hallan establecidas en las decisiones y los planes; y los resultados reales se conocen a través de la información.
Planeamiento y control están tan estrechamente relacionados que se puede parafraseando a Kant[1], decir:
El planeamiento de la organización sin el control es vacío, el control sin el planeamiento de la organización es ciego.
Recordemos que la información es la obtención deconocimiento acerca del comportamiento real de la organización, entonces se constituye así en un elemento vital, imprescindible, para el control.
No puede pensarse que en una organización un único sistema de información puede satisfacer todas las necesidades de la empresa. Ya que en la organización hay dos niveles de control:

a) el control operativo, que corresponde a las decisiones corrienteso programadas
b) el control de gestión, correspondiente a las decisiones superiores, o no programadas

El control operativo es el control que se realiza en las operaciones básicas de la organización y corresponde a lo que se conoce como control interno.
El control superior o control de gestión responde a esas necesidades de la dirección. Para ello utiliza distintas herramientas; la másrelevante de ellas es el control presupuestario y la auditoria operativa.

La aplicación de un sistema de control superior o de gestión supone la existencia de:

a) buena (relevante) información hacia la Dirección Superior
b) Una acción sistemática de control y corrección (feedback) por parte de la Dirección Superior mediante decisiones o instrucciones hacia los mandos inferiores, tendientes amodificar o mejorar lo que sea necesario.


El proceso básico de control


Todo sistema de control implica un proceso básico de tres pasos, a saber: 1) establecimientos de normas; 2) medición del desempeño con base a esas normas; y 3) corrección de las variaciones respecto de normas y planes.

Establecimiento de normas
Para poder establecer el control primero se deben definir los planes,aunque estos varían ya sea en el corto o en el largo plazo y no se pueden vigilar todo el tiempo, es necesario establecer normas especiales. Por normas se entiende sencillamente criterios de desempeño que están explícitos en los objetivos y metas. Todo buen sistema de control debiera mostrar con claridad aquellos hechos o situaciones que se aparten de lo planeado. Sobre la base de esto debiera entoncestratar de aplicarse el "principio de excepción". Al aplicar este principio tan importante en la dirección de empresas, los directivos concentran su atención sobre aquello que, apartándose de lo planeado, requiera acción correctiva. Por el contrario, lo que esta dentro de lo planeado no requerirá mayor atención.


Medición del desempeño

La medición del desempeño con base en las normas setiene que realizar con previsión, a fin que las desviaciones puedan detectarse antes que ocurran. Un administrador alerta puede predecir probables incumplimientos de las normas. Eso siempre y cuando las normas estén debidamente trazadas y se cuente con los instrumentos necesarios para determinar con precisión la evaluación del desempeño. Los instrumentos de control son los de un control para...