Administracion

Formatos de un departamento de ventas

La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a través de:
-La investigación documental.
-Laencuesta.
-La observación.
Para una mayor amplitud de esta etapa, conviene revisar el capítulo "Comprensión del sistema actual”.
Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven paraobtener la información deseada, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos. Este medio de captación de información permite ahorrarrecursos económicos y tiempo; sin embargo, la calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación que se dé a los cuestionarios.
Las técnicas de entrevista, observacióndirecta, muestreo (tablas de muestreo), también son tratadas con amplitud en la segunda parte de la obra.
Una vez que se ha recabado la información de las áreas involucradas en el estudio se procede aordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las áreas que intervienen y los formatos que se utilizan.
Elformato anexo 1, "Recopilación de información del procedimiento".
En este formato, se presenta en forma gráfica la secuencia en que se realiza un trabajo, en el que intervienen varias personas a un gradode detalle que incluye actividades de tercer nivel.
Se refiere paso a paso al conjunto de actividades que se realizan en una estación de trabajo.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientesaspectos.
La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.
El tipo de operación mediante un símbolo.
Operación.
Transporte.
Inspección
Demora
Almacenamiento.
El tiempo neto enque se realiza la operación.
El tiempo total empleado para realizar las operaciones.
Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
Iniciación en: definir el momento...