Administracion

Varias fases de sucesiva perfección
Una primera son aquellos que elaboran listas de tareas pendientes. Con ellas toman conciencia de lo que les queda por hacer, lo van abordando cuanto antes pueden, y van tachando, lo que siempre proporciona una sensación gratificante. Esto, no cabe duda, es ya bastante más de lo que son capaces de llegar a hacer muchos. Sin embargo, es aún un esquema deorganización muy pobre, puesto que la mayoría de las veces la distribución del tiempo viene impuesta externamente por la mera sucesión de los acontecimientos.
 Pertenecen a la segunda generación aquellos que intentan mirar un poco más adelante, y se programan mediante el uso de la agenda: van anotando acontecimientos, compromisos y proyectos de actividad futura, en la medida en que su tiempo les permitedarles cabida. Su anticipación les confiere una mejor organización, pero aún rudimentaria, puesto que así no pueden valorar debidamente las prioridades: son simples distribuidores de tiempo.
 La tercera generación suma a las dos precedentes la idea básica de establecer prioridades. Se centra en la necesidad de fijarse unos objetivos, con sus correspondientes plazos, y de acuerdo con ellos seprepara una planificación diaria que alcance la mayor eficiencia. Este planteamiento supone un gran avance respecto a la segunda generación, pues la clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar la agenda con arreglo a las prioridades.
Sin embargo, centrarse en la simple eficiencia en la programación y el control del tiempo tiene a menudo efectos contraproducentes. Por ejemplo, esfrecuente que dificulte la necesaria liberalidad y espontaneidad en el modo de organizarse, y que en consecuencia se resienta el desarrollo de las relaciones humanas, que son tan importantes y enriquecedoras. Por esa razón, cabe pensar en una cuarta generación, queda aún un paso más: por decirlo de una manera poco académica, en vez de organizar el tiempo, procurar organizarse a uno mismo.
Haytareas que, por su naturaleza, necesitan una atención inmediata. Son cosas urgentes que actúan sobre nosotros de forma imperiosa: el timbre del teléfono, por ejemplo, es urgente, reclama una atención inmediata. Suelen ser tareas cercanas, que dan impresión de actividad, entretenidas. Lo malo es que muchas veces carecen de importancia y nos desorganizan. Ante lo urgente, reaccionamos; ante loimportante, no siempre.
Las cuestiones importantes pero no urgentes requieren más iniciativa, más esfuerzo, más reflexión personal, y es fundamental centrar en ellas la organización personal: hemos de actuar creativamente, no simplemente reaccionar ante lo que ocurre. De lo contrario, nuestra vida se verá desviada con mucha frecuencia hacia lo urgente no importante, pues, curiosamente, las tareas másentretenidas y que más nos reclaman son precisamente ésas, las urgentes pero no importantes.
Hay también muchas otras tareas que son urgentes e importantes a la vez. Para mayor claridad, las posibles tareas que una persona puede hacer se podrían distribuir en cuatro cuadrantes, según su grado de urgencia e importancia:
        Más urgentes ——————————————> Menos urgentes
        Más                  I. IMPORTANTES            II. IMPORTANTES
        Importantes          Y URGENTES                   NO URGENTES
        ——————————————————————
        Menos             III. NO IMPORTANTES       IV. NO IMPORTANTES
        Importantes          Y URGENTES                    NI URGENTES
        ——————————————————————
Está claro que las tareas no se dividen de modo tajante en importantes y noimportantes, sino que hay una gradación, pero, para entendernos, podemos considerar ahora que todas pudieran clasificarse dentro de estos cuatro cuadrantes.
 En un día cualquiera de la mayoría de las personas, suele haber bastantes tareas del cuadrante I, o sea, urgentes y que además tienen importancia.
       
Un peligro solapado
 Parecería que las personas que tengan grandes responsabilidades estarán...