Administracion

2.3.9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Como elaborar un Manual de Procedimientos
el primer paso para elaborar un manual de procedimiento es determinar lo que se decea lograr. para ello el analista de sistemas debera hacer las siguientes preguntas:

* ¿Cual es el objetibo del organismo al crear el manual de procedimientos? El objetivo se establece para sastifacer algunas necesidadesfundamentales:

* Garantizar una rigida uniformidad de tratamiento de las actividades periodicas.
* Reducir los errores operativos al maximo posible.
* Reducir el periodo de adiestramiento de los nuevos empleados.
* Facilitar la inducción de los empleados en los nuevos trabajos.
* Evitar que se produzcan cambios del sistema debido a decisiones tomadas con demasiada rapidez.
*Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional.

* ¿Qué beneficios proporcionara el manual de procedimientos?
Es muy probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo sistema de contabilidad con rapidez y facilidad. También puede servir como guía para aclarar dudas del personal.
* ¿Qué espero lograr o que mi departamento logre con el manual de procedimientos?Básicamente se espera lograr los objetivos del organismo social, el manual debe ayudar a que las operaciones de naturaleza repetitiva se realicen siempre e la misma forma, lo cual ayudara a que cada uno de los departamentos funcione de manera eficiente.
* Una vez determinados lo objetivos del manual de procedimientos hay que recordar que tienen un propósito común obtener resultados. El propósito delmanual de procedimientos es asegurar que sus usuarios se comporten de manera específica.

Con el establecimiento de manuales de este tipo se tiende a dar una fisonomía mas definida a la estructura procedimental de un organismo social, que va a perder su carácter empírico y de improvisación, para tomar cuerpo en una serie de procedimientos bien definidos. Un manual de procedimientos bienelaborado se convierte en una valiosa técnica administrativa. Se puede considerar esto si consideramos que, aun siendo simples puntos de llegada, los manuales de procedimientos son los conductos por los cuales fluye todo sistema administrativo, en otras palabras, son la manifestación concreta de una mentalidad directiva orientada hacia la realización sistemática de las diversas actividades

CONTENIDODE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Una regla respecto al contenido de este tipo de manuales establece que un manual solo debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables.
Desde luego, es muy importante dejar claro que un manual de procedimientos no debe estar sobrecargado de elementos superfluos que reduzcanconsiderablemente su valor operativo. en otras palabras, la sencillez y la profundidad deben ser los caracteres que inspiren su programación.
Sin embargo sencillez y profundidad son los términos cuyo significado adquiere mayor importancia cuando se defiende a cada una de las situaciones del organismo social. a este propósito solo mencionaremos que es mínima la cantidad de información necesaria paraidentificar los criterios de actuación y los dispositivos de control que identifican las operaciones mas complejas. De la misma manera una cantidad relativamente escasa de información puede permitir describir en forma satisfactoria las operaciones y los procedimientos existentes en una pequeña empresa. Crece el volumen del manual a medida que aumentan las dimensiones de la empresa y su estructuraorganizacional se vuelve más compleja.
De estas breves anotaciones se puede comprender lo difícil que es abarcar en una formula todos los elementos que deben aparecer en cada apartado del manual. sin embargo, la practica nos puede dar una serie de elementos que deberían aparecer casi siempre en todos . Por ejemplo.
Logotipo del Nombre del organismo.
Organismo.

Manual...