Administracion
Páginas: 87 (21606 palabras)
Publicado: 7 de agosto de 2012
DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
0. INTRODUCCIÓN
Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar, organizar la presentación y el manejo adecuado de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buenacalidad.
El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y características internas de las organizaciones.
La guía tiene como base las NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235, NTC 4176 y NTC 4228, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento normativo.
NOTA El contenido de esta guía se presentasegún los requisitos de la norma interna de ICONTEC I-NN-01 Reglas de estructura y redacción de normas técnicas colombianas, guías técnicas colombianas y demás documentos normativos. Por esta razón, no se ciñe a las recomendaciones planteadas para los documentos organizacionales en esta GTC.
1. OBJETO
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentosgenerados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producciónde documentos.
Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicación de este documento normativo. Parareferencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada. Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento normativo referenciado (incluida cualquier corrección).
NTC 1001, Papel, formatos.
NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos.
NTC 1486, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otrostrabajos de investigación.
NTC 4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes términos y definiciones.
3.1 Abreviatura. Representación gráfica deuna palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
3.2 Acrónimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.
EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensación Familiar.
3.3 Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado yacordado en una reunión o situación específica.
3.4 Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.
3.5 Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación.
3.6 Bibliografía. Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigadorpara sustentar sus escritos.
3.7 Capítulo. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.
3.8 Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
3.9 Carta. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones, personas naturales y viceversa; igualmente, en las...
0. INTRODUCCIÓN
Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar, organizar la presentación y el manejo adecuado de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buenacalidad.
El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y características internas de las organizaciones.
La guía tiene como base las NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394, NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235, NTC 4176 y NTC 4228, las cuales pierden vigencia con la publicación del presente documento normativo.
NOTA El contenido de esta guía se presentasegún los requisitos de la norma interna de ICONTEC I-NN-01 Reglas de estructura y redacción de normas técnicas colombianas, guías técnicas colombianas y demás documentos normativos. Por esta razón, no se ciñe a las recomendaciones planteadas para los documentos organizacionales en esta GTC.
1. OBJETO
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentosgenerados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producciónde documentos.
Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicación de este documento normativo. Parareferencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada. Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento normativo referenciado (incluida cualquier corrección).
NTC 1001, Papel, formatos.
NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos.
NTC 1486, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otrostrabajos de investigación.
NTC 4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes términos y definiciones.
3.1 Abreviatura. Representación gráfica deuna palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
3.2 Acrónimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.
EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensación Familiar.
3.3 Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado yacordado en una reunión o situación específica.
3.4 Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.
3.5 Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación.
3.6 Bibliografía. Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigadorpara sustentar sus escritos.
3.7 Capítulo. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.
3.8 Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
3.9 Carta. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones, personas naturales y viceversa; igualmente, en las...
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