administracion



PROCEDIMIENTO:

Archivístico
Código: 001
Fecha: 22 de Marzo 2013
Versión: 1
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OBJETIVO: Ingresar y clasificar la documentación generada por y para la empresa,ordenándola y archivándola de forma que sirva como evidencia de todos los movimientos y actividades de la misma.

ALCANCE: Inicia con la recepción de los documentos hasta su disposición final.RESPONSABLE: Auxiliar de archivística.

CONDICIONES/NORMATIVAS:
Es necesario una persona competente para el cargo.
Se toma un recibido para dejar constancia de la recepción de los documentos.
Cada quese ordene un documento debe estar referenciado en la tabla de retención documental.

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
HERRAMIENTAS
ÍTEM DE VERIFICACIÓNRecepción de documentos



Se reciben los documentos de clientes, proveedores, bancos y demás asociados.

Administrador y el auxiliar de archivística

Papel y lapicero

Registro de entradas.Clasificar los documentos



Clasificar los documentos por su tipo, fecha y nomenclatura.

Auxiliar de archivística.

Carpetas, folders, papel, estanterías, lapiceros, marcadores, cosedora.Aprovechamiento del espacio, buena organización y disposición de los archivos requeridos.


Ordenar los documentos



En el lomo de cada archivador tendrá escrito de qué se trata: facturas deproveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc.

Auxiliar de archivística.

Carpetas, folders, papel, estanterías, lapiceros, marcadores, cosedora.

Registro de losdocumentos y aprovechamiento del espacio.

Clasificar el archivo



Ordenar los documentos en el archivo de gestión, el archivo histórico y el archivo central hasta su disposición final.Auxiliar de archivística

Carpetas, folders, papel, estanterías, lapiceros, marcadores, cosedora.

Aprovechamiento del espacio, buena organización y disposición de los archivos requeridos....