administracion

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

¿Qué es el Control?
El control consiste en medir el desempeño actual, comparándolo contra un
estándar para verificar si se ajusta a los planes.
Se puede efectuar la planeación, es posible crear una estructura organizacional
para facilitar con eficiencia el logro de los objetivos, y se puede dirigir y motivar
a los empleados, pero a pesar de esto noexiste la seguridad de que las
actividades se desarrollen de acuerdo a lo planeado, y de que efectivamente se
alcanzarán las metas preestablecidas. Entonces, el control es importante porque
cierra el ciclo del proceso administrativo al comparar el desempeño real con el
esperado. Todo sistema de control requiere:

1. El establecimiento de estándares
Esto es, criterios de desempeño, con loscuales se comparará el desempeño real.
Ejemplos, planes, metas, índices de ventas. Si no se tienen criterios de
desempeño, no se podrá saber si éste fue correcto o no. Por ejemplo, si una
empresa vende en el mes de septiembre de 2012, 100 millones de pesos, esa
información por sí misma no nos indica si las ventas son altas o bajas, pero si la
comparamos con un estándar, por ejemplo, las ventas deseptiembre 2011 ahí sí
vamos a poder evaluar el comportamiento de las ventas.

- Una estructura organizacional clara
Es decir, que cada cargo tenga claramente definido las tareas, funciones,
autoridad y responsabilidad que le corresponden.
Una de las situaciones más frustrantes en las que se puede encontrar un
administrador es darse cuenta que algo no funciona bien, en un departamento oen la empresa y no saber exactamente en quién recae la responsabilidad por el
problema.

Proceso de Control
Consiste en medir el desempeño actual comparándolo con un estándar. Si se
detectan desviaciones significativas, se realizan acciones administrativas para
corregir los errores o los estándares inadecuados.

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

El proceso de control consiste en trespasos distintos:

1. Medición del desempeño
Para medir el desempeño de los subordinados es indispensable tener fuentes de
información que indiquen a los superiores o administradores cómo se están
llevando a cabo las tareas y funciones en los distintos departamentos.
Las fuentes de información más comunes son: la observación personal, informes
orales, informes escritos e informesestadísticos.
La observación personal permite una amplia cobertura porque se pueden observar
distintos tipos de actividades mientras el administrador camina por las
instalaciones. El problema es que sólo sirve para controlar tareas muy rutinarias, o
que requieran uso de maquinaria, es decir, en los niveles organizacionales más
bajos (no se puede medir el desempeño de una persona que trabaja frente a uncomputador con solo mirarla). También la observación personal demanda mucho
tiempo, puede implicar intromisiones y no todos los administradores perciben de la
misma manera lo que ven.
Los informes orales consisten en toda la información que se obtiene por vía oral,
esto es, reuniones, conferencias, conversaciones, llamadas telefónicas. Esta
fuente es rápida, pero no queda constancia.
Losinformes estadísticos, gracias al creciente uso de las computadoras, son la
fuente de información que más se utiliza, a pesar de que sólo entregan
información de algunas áreas clave de la empresa.
Los informes escritos al igual que los estadísticos son más lentos, pero queda
constancia de ellos.
Además de tener fuentes de información, para medir el desempeño es necesario
seleccionar qué se vaa medir. Se hace necesario determinar criterios de control,
ya que no se puede medir "todo" lo que se hace dentro de una organización.
Ejemplos de criterios de control: rotación de personal, número de licencias
médicas, ventas, tasas de ausentismo, unidades que se producen diariamente,
costos de producción, número de unidades defectuosas, unidades rechazadas o
devueltas por los clientes....