Administracion

Manuales Administrativos

Concepto de Manuales:

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manualescomo un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información secumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados.

Objetivos:

➢ Comprender en forma ordenada los aspectos metodológicos básicos para el diseño, elaboración, presentación, aprobación,manejo y revisión de manuales administrativos.

➢ Presentar una visión de conjunto de la organización
*
Precisar las funciones asignadas a cada unidad
administrativa.
 
➢ Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
 
➢ Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
 
➢ Permitir el ahorrode tiempo y esfuerzo en la realización del
Trabajo.
 
➢ Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
 
➢ Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y/o clientes.

Ventajas de la disposición y Uso de Manuales:

1.- Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que sedesarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
2.- La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento
Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
3.- clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumiren aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan
La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones queconfiguran un sistema.
6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir
Un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta esemomento no había accedido 9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10.- Ubican la participación de cada
Componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluaciónobjetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12.- Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.

Limitaciones de los Manuales:

1.- Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente,...