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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
La administración de la documentación es una de esas actividades que los gerentes de proyectos dan por sentadas, hasta que se ven inundados en papel. Para proyectos pequeños no hay necesidad de establecer todo un sistema administrativo, pero en la medida que el alcance del proyecto aumenta, se hace necesario tenerlo. Aunque es una de las tareas que puede serasistida por tecnologías como un repositorio documental, estas herramientas pueden ser difíciles de administrar e incorporan mayores problemas al proyecto.

La administración de documentos se centra en el almacenamiento y la organización de documentos para mejorar el trabajo activo en curso, incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una organización. Cuando las organizacionesno cuentan con ningún tipo de sistema de administración de documentos formal, el contenido suele crearse y guardarse de manera no administrada y descentralizada en recursos compartidos de archivos dispersos y en unidades de disco duro individuales. Esto dificulta a los empleados las tareas de buscar, compartir y colaborar eficazmente en el contenido e impide a las organizaciones aprovechar lainformación y datos valiosos incluidos en el contenido.
Temas tan sencillos como la codificación de los documentos, y qué tipos de documentos se quieren almacenar y por cuanto tiempo. Algunos prefieren organizarlo por fuente de la información, y otros por el objeto de la misma.
EL CONCEPTO 
Administración de documentos se refiere al adecuado manejo de la información producida y recibida por laadministración pública o privada en el ejercicio de sus funciones, bajo criterios y técnicas archivísticas y se basa en el concepto de ciclo vital de la documentación y el principio de conservación selectiva de la información
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Una solución de administración de documentos eficaz especifica:
Qué tipos de documentos y otro contenido se puedencrear dentro de una organización.
Qué plantilla se va a usar para cada tipo de documento.
Qué metadatos se van a proporcionar para cada tipo de documento.
Dónde se va a almacenar un documento en cada fase de su ciclo de vida.
Cómo controlar el acceso a un documento en cada fase de su ciclo de vida.
Cómo mover documentos dentro de la organización al mismo tiempo que los integrantes del equipocontribuyen a crear, revisar, aprobar, publicar y eliminar los documentos.
Qué directivas se han de aplicar a los documentos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los documentos, se conserven o eliminen correctamente los documentos y se proteja el contenido que es importante para la organización.
Si un documento debe convertirse de un formato a otro a medida que pasa por lasdiferentes fases de su ciclo de vida.
Cómo se tratan los documentos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con requisitos legales y las directrices corporativas.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a su vez dan lugar a diferentes niveles de archivo.
PRIMERA ETAPA
Durante esta etapa el documento es de circulación y tramitaciónpor los canales regulares, en busca de respuesta y solución al asunto que le ha dado origen y además hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitación. Esta documentación forma parte del “ARCHIVO DE GESTIÓN” y, en algunos casos, del denominado “ARCHIVO PERIFÉRICO”.
SEGUNDA ETAPA
Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, el documento que lasustenta ha de seguir siendo guardado. En este período formará parte del “ARCHIVO CENTRAL”.
TERCERA ETAPA
Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e informativo, principalmente con fines de investigación. Su archivamiento y conservación será definitivo en el “ARCHIVO HISTÓRICO”.
PROPÓSITO DE LA ADMINISTRACIÓN...