Administracion

DOCUMENTACI'N Y ARCHIVO
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CLASIFICACI'N DE LOS ARCHIVOS:
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Archivar los papeles del jefe es una de las tareas m's importantes de una secretaria. Adem's, archivar se est' convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que archivar es una funci'n por debajo de su dignidad o quepuede dejarlo en manos de otra persona.
Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones b'sicas:
1.Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
2.Guardar de manera ordenada el material reunido.
3.Poder sacar los documentos o archivos r'pidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. Laventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizar' tanto con el sistema que podr' guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
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ELEMENTOS UTILIZADOS EN EL ARCHIVO:
Existen varios elementos de clasificaci'n y son los siguientes:

CARPETAS: Las carpetas pueden tenerpesta'as num'ricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeci'n y otras con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de suspensi'n).

GU'A: Es una cartulina gruesa o cart'n prensado de forma rectangular con una pesta'a que sirve para separar.

PESTA'AS Y SU POSICI'N: Las pesta'as son una partes salientes que llevan las carpetas, gu'as y fichas ysirven para poder identificarlas. Hay pesta'as de diferentes tama'os ocupando posiciones distintas. Tambi'n se pueden utilizar pesta'as postizas.

GU'AS FALTAS: Es un sistema pr'ctico cuyas pesta'as llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes.

INDICADORES: Son pesta'as de tama'o reducido y de colores diversos. Tambi'nreciben el nombre de se'alizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atenci'n y servir de recordatorio sobre alg'n asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto.

COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocaci'n de las fichas y carpetas en la parte delantera del caj'n. Pueden ser: compresores sencillos o compresorespara cajones met'licos.

PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizar'n las pinzas para separar los documentos.

FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tama'o m's o menos grande seg'n el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pesta'as) o CIEGAS (sin pesta'as).
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M'TODOS DE CLASIFICACI'N:
Existen varios maneras de clasificar losdocumentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas.
Los principales sistemas son:
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''''''''' SISTEMA ALFAB'TICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y despu's colocar las carpetas en orden alfab'tico. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ning'n tipo de formaci'n especial. La desventaja de estesistema, es que podr'an surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la 'nica soluci'n a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.
''''''''' SISTEMA NUM'RICO: Consiste en asignar n'meros consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para despu'sarchivarlas por orden num'rico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el n'mero asignado. Las fichas se archivar'n en orden alfab'tico en un caj'n o fichero. Las ventajas de este sistema son: es m's sencillo encontrar las carpetas, los n'meros de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (s'lo ser' necesario a'adir nuevas carpetas) y las fichas...