Administracion

Unidad Nº5: Arquitectura Organizacional
Elementos de la estructura formal: manuales, organigramas, cursogramas y diagramas de flujo de proceso.

Manual de la organización
El manual de organización es el conjunto de normas que rigen y establecen las relaciones entre los miembros de la organización:
-relaciones verticales (jerarquía)
-relaciones horizontales (la división por funciones)
En élse encuentran definidos los objetivos de la organización y las funciones básicas para la conducción; cumple la función de integrar a cada uno de los miembros de la organización. El manual es el resultado del avance tecnológico, por cuanto a mayor complejidad organizacional, mayor es la necesidad de que todos los miembros que la componen conozcan en profundidad los objetivos, las normas,funciones, etc., para así obtener el conocimiento adecuado que los lleve, en forma coordinada, a la consecución del objetivo de la organización; en fin se va haciendo con la vida de la empresa y atendiendo a su misma evolución.
El manual sirve para que cada miembro de una organización sepa lo que se espera de él en materia de funciones, responsabilidad, autoridad, comunicaciones e interrelaciones dentro yfuera de la empresa, de modo que puedan comprender la organización y sus partes.

Los elementos a tener en cuenta para la confección de un manual de organización son:
1-la naturaleza y el objeto del manual de organización
2-las características de la organización (tamaño, rama de actividad, el producto, etc.)
3-las características del medio (tipo de mercado, situación geográfica, etc.)
4-lospatrones administrativos (políticas generales, objetivos, asignación de tareas, etc.)
5-la organización formal

Los contenidos del mismo son:
1-designacion formal del cargo
2-enunciado de las funciones
3-designacion de las tareas
4-caracteristicas de su trabajo y tipos de vinculaciones
5-de quien depende y quienes depende de el
6-informacion que se recibe, procesa y emite
7-tipos yniveles de autoridad
8-organigramas
Uno de los problemas que se puede presentar es que los cambios lo convierten en obsoleto y puede frenar la iniciativa. Por lo tanto se puede decir, que un manual para que sea efectivo debe adaptarse a los continuos cambios que se presenten, es decir, actualizarse cada que se lo requiera.

Manual de procedimientos administrativos
Es el documento que contiene ladescripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de cada área y cada departamento, los métodos y las técnicas de recepción, el procesamiento y la emisión de la información, y la determinación de las responsabilidades vinculadas con el procesamiento de la información.
Permite conocer el funcionamiento interno con respecto a la descripción de tareas, ubicación,requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Cursogramas
Los cursogramas son la representación grafica de los procedimientos o rutinas administrativas. Se define la secuencia de una tarea, los sectores que intervienen y losmedios que se utilizan.
Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del conjunto de tareas administrativas.
A través de los cursogramas se puede determinar si la descripción del procedimiento es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de corregirlos y lograr procedimientos más eficientes.

Los elementos a teneren cuenta para la confección de cursogramas son:
1-descripcion de las operaciones
2-descripcion de los puestos
3-delimitacion de cada función
4-simbologia
5-relevamiento de la operación
Las ventajas que presenta son:
a-reducen el espacio de representación
b-medio eficaz de comunicación y análisis
c-permite una mejor comparación entre procedimientos
d-fáciles de actualizar
e-evita...