Administracion

TÉCNICAS DE ORGANIZACION

 Organigramas:   Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.
    Conocidas también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal deuna organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella.

     Los organigramas pueden clasificarse en:

 Organigramas |

Por su objetivo | Por su área | Por su contenido |

  * Estructurales. Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa. * Funcionales, Indican en el cuerpo de lagráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. * Especiales. Se destaca alguna característica. |   * Generales. Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras. * Departamentales. Representan la organización de un departamento o sección |   * Esquemáticos. Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para elpúblico, no contienen detalles. * Analíticos. Más detallados y técnicos. |
 
    

 Existen tres formas de representar los organigramas:
Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

 

 
 Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia laperiferia

 
 

 
Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
 

 
Manuales:      Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:
* De políticas,
* Departamentales,
* De bienvenida,
* De organización,* De procedimientos,
* De contenido múltiple,
* De técnicas y
* De puesto.
Son de gran utilidad ya que:
* Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
* Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
* Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.
* Son una fuente deinformación, pues muestran la organización de la empresa.
* Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
* Son una base para el mejoramiento de sistemas.
* Reducen costos al incrementar la eficiencia.

     Formato e índice de los manuales
      El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas:
* Indice.
*Objetivos y antecedentes del manual.
* Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.
* Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.
* Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
* Redacción clara, concisa y ordenada.
* Complementarse con gráficas.
Manuales de organización
     Explican losdetalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:
* Finalidad de cada elemento de la organización.
* Declaración de funciones.
* Glosario de términos utilizados.
     Contienen:
* Objetivos generales de la organización.
* Políticas generales.
* Glosario de términos administrativos.
* Nombres de áreas o departamentos y puestos.
* Procedimientos deorganización.
* Responsabilidades de los altos niveles.     
* Funciones.
* Cartas de organización.
* Descripción de puestos.
* Introducción y objetivos del manual.
* Historia de la empresa.
Manuales departamentales
     Contienen:
1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas.
2. Políticas...