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El Problema De La Información
Xcorp, una importante compañía manufacturera de los Estados Unidos estaba en problemas e iva directo a fracaso, sus directivos se reunieron y eligieron como director general a Brian Scott, un ejecutivo que reunía todas las cualidades para darle un vuelco total a la empresa y encaminarla nuevamente hacia el éxito.
Luego de ser elegidoScott pensaba en muchas soluciones y estrategias a corto y largo plazo, muchas ideas circulaban por su mente.
Si usted no sabe que es
lo que anda mal
no lo puede arreglar.
Scott empieza por tratar de averiguar que es lo que anda mal, para ir al fondo de problema, requería descubrir sus causas reales; con esta idea comienza a conocer las diferentes áreas de la empresa y a llamar a los directoresde cada área para charlar con ellos y que le comentaran cual creían ellos que era la causa o causas de que la compañía se encontrara en dificultades; pero se encontró con la sorpresa que unos cada director defendía el trabajo de su área y culpaba a otra área de los problema, así por ejemplo el director de la parte financiera culpó del problema a la parte de producción y el de producción a su vezculpó al de ventas y el de ventas le devolvió la culpa al de producción.
Scott muy desconcertado por la actitud de sus subalternos y buscando enterase de lo que en realidad sucedía pidió informes a dichos directores cada uno de su área y a la vez solicitó a su secretaria que toda la correspondencia que llegara a la empresa tenía que pasar primero por su oficina. Casi de inmediato, su oficinacomenzó a llenarse de correspondencia y cuando el la revisaba tratando de encontrar una respuesta o alguna información útil, encontró una carta muy corta que le llamó la atención y decía:
Apreciado señor Scott:
Yo puedo ayudarle a resolver su problema de información.
Firmado: El Informan.
El Informan quiere decir hombre de la información.
Al día siguiente, Scott llegó a su oficina ansioso porrevisar los informes que había pedido a sus subalternos, pero sucedió algo que el no esperaba, su oficina comenzó a llenarse de información pues le llevaban cantidades de informes, carpetas y libros, esto lo sobresaltó porque se dio cuenta que no podría sacar nada en claro inclusive si lograba estudiar hasta el último papel.
Trató de usar un computador que tenía en su oficina, pero se dio cuenta deque nada obtenía porque la información que allí se encontraba era la misma de las carpetas.
Quería encontrar la información clave, pero no sabía como; continuó revisando la correspondencia de ese día y encontró una carta similar a la del día anterior, que decía:
Apreciado señor Scott:
No se dé por vencido, puedo resolver su problema de información.
Firmado: El Informan.
A Scott le causócuriosidad y trató de averiguar quien era esta persona pero no le fue posible. Mas tarde una persona que se hacía llamar El Informan solicitó una cita con el señor Scott; el día acordado se presentó a la oficina de Scott y luego de una corta conversación se adentraron en el problema. El punto de partida fue:
Descubrir por usted
mismo
la verdad.
Hay muchos gerente que confían en la información queles suministran, y a veces no es la más veraz.
El Informan notó que el problema de información era doble; primero, familiarizarse con la compañía y enterase de su funcionamiento y segundo, estar al corriente de lo que sucede. La solución estaba en conseguir un sistema de filtro de información; El Informan le indicó a Scott que la información se podía resumir en tres informes de una página.; Scottno lo creyó y se burló de la idea, cómo podría resumir todo eso en una página?, y estar seguro de que había extractado información suficiente y buena. El Informan le sugirió: usted necesita 3 informes de una página, así:
Informe 1:
Informe De Enfoque: La información clave acerca de lo que va a hacer.
El primer informe en una página le permite a usted concentrarse en la información clave que...