Administracion

DOCUMENTACIÓN
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS

1. OBJETO

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de informes administrativos.

2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN

2.1 DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

2.1.1 Informe administrativo

Documento que describe o da a conocer el estado de cualquieractividad, estudio, o proyecto de carácter administrativo.

2.1.2 Preliminares

Partes que antecede al texto o cuerpo del informe constituidas por:

2.1.2.1 Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento.

2.1.2.2 Portada: Primera pagina del informe; contiene los datos requeridos para la identificación de documento.

2.1.2.3 Tabla de contenido: Lista de títulos que corresponden a loscapítulos y a las divisiones principales, en el mismo orden de página del informe.

2.1.2.4 Glosario: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviaturas y siglas utilizadas en el informe.

2.1.3 Cuerpo del informe

Texto del documento, constituido por:

2.1.3.1 Introducción: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso

2.1.3.2 Objetivo:Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto

2.1.3.3 Núcleo del informe: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe.

2.1.3.4 Capítulo: División, básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite orientar su lectura.

2.1.3.5 Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Correspondiente a temas y subtemas.

2.1.3.6 Título: Nombredel informe, del capítulo o de la subdivisión.

2.1.3.7 Figuras (ilustraciones): Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

2.1.3.8 Tablas: Cuadro numérico, estadístico, geográficos o de otro orden, que se presenta en columnas.

2.1.3.9 Cita: Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe.

2.1.3.10 Nota de pie de página:Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.

2.1.3.11 Conclusiones: Resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar, en detalle el trabajo descrito en el informe.

2.1.3.12 Recomendaciones: Formulaciones concisas de las acciones que se consideran necesarias, como resultado directo de las conclusiones alcanzadas.

2.1.4 Materialcomplementario: Partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y facilitar su utilización, constituido por:

2.1.4.1 Anexos: Conjunto de documentos y adiciones que sirven para complementar y aclarar el cuerpo del informe.

2.1.4.2 Bibliografías: Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.

2.1.4.3 Referencias Bibliográficas: Conjunto de datos suficientemente precisos yordenados que facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.

2.1.4.4 índices: Lista alfabética de temas o aspectos relevantes de informe. Diferente de la tabla de contenido.

2.1.5 Otras definiciones

2.1.5.1 Códigos: Letra, cifras o combinaciones de ambas para hacer una clasificación.

2.1.5.2 Encabezados: Línea de identificación para indicar la continuidad deldocumento.

2.1.5.3 Encabezamientos: Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.

2.1.5.4 Espacios: Distancia horizontal de escritura.

2.1.5.5Interlinea: Distancia vertical entre dos reglones. Por extensión se le denomina renglón.

2.1.5.6 Número: Identificación consecutiva del documento.

2.1.5.7 Razón social: Nombre que identifica a una empresa.2.1.5.8 Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

2.1.5.9 Viñeta: Señal grafica en gorma de circulo, rombo y otros que se anteponen a un texto para destacarlo.

2.2 CLASIFICACIÓN

Los informes administrativos se clasifican asi:

2.2.1 De acuerdo con el numero de hojas

En cortos, hasta la pagina número 10 y en extensos, a partir de la pagina número 11.

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