ADMINISTRACION

CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS, INDUSTRIAL Y DE SERVICIOS Nº 10









SUBMÓDULO 1 ELABORA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

CAPÍTULO I IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS
CAPÍTULO II IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR



EQUIPO 5

ENDAÑU MONTIEL MARIA DE LA LUZ

GONZÁLEZ CORTES EVA YURIDIA

GUTIÉRREZ BERNAL ALMA

GUTIÉRREZ CASTAÑEDA ISABEL



ÍNDICEPágs.


CARATULA 1
INDICE2
CAPÍTULO I IMPORTANCIA Y MÉTODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS 3

Proceso administrativo de la oficina 4
Ciclo de vida de un documento6

Archivo y protección
Transferencia
Localización
Eliminación



CAPÍTULO II IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR 7

Conceptos básicos para archivar
Definición de correspondencia
Organización de la correspondencia
Recepción de lacorrespondencia
Pasos en el procedimiento de archivo

Inspección
Clasificación
Codificación
Distribución
Archivo
Conformación de expediente




IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

Es muy importante, sin un manejo cualquier empresa caería en un total descontrol, la perdida de documentos seria evidente y la falta de tiempo en la búsqueda de estos generaría grandes pérdidas tanto financieras comocomerciales (pérdida de clientes etc.) y esta situación llegaría a tal punto que disminuiría las utilidades e incluso crearía deudas.

El manejo de documentos es uno de los puntos más críticos en las organizaciones, por todas las implicaciones que esta actividad determina como lo son:

TRÁMITES. El procesamiento de los documentos es delicado y este manejo involucra infraestructura de personal yespacio físico de almacenamiento, por lo que los tiempos de atención se alargan. 

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD. La integridad de los documentos así como su acceso restringido es un punto de suma importancia. 

VELOCIDAD DE ACCESO. La velocidad con que se pueda acceder a la información, redunda en la respuesta de las instituciones tanto a nivel interno como externo 

FLEXIBILIDAD DE USO. Elpoder usar la aplicación dentro de una plataforma flexible, que no ate de manos tanto a los administradores del proceso como a los supervisores tecnológicos.
 
Estos recursos son esenciales para un buen manejo.
En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la y la protección de papeles comerciales, es decir, lo conocemos básicamente recuperación como el archivo que significacustodiar y guardar. Hoy, el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización, la creación y la responsabilidad final de estos. El manejo y control de documentos así como el sistema adecuado para su archivo de estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está consiste de la importancia de correcto control, creación, utilización,almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza, veamos la terminología que se debe de utilizar específicamente en esta ciencia.


PROCESO ADMINISTRATIVO DE OFICINA

El proceso Administrativo, de acuerdo con los tratadistas más reconocidos de la rama, consta de dos fases; mecánica y dinámica, que a su vez forman las cuatro etapas del proceso...