Administracion

DEFINICIONES ARCHIVISTICAS.

*1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL: La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que secrearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.
*2. CLASIFICACION: puede decirse que es una operación intelectual que consiste en los establecimientos de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica de los documentos en sus cantidades.
* 3. CONSERVACION: Trata de la protección del recursoy al mismo tiempo de mantener en la calidad deseada el Servicio que proporciona este.
*4.CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA: Ciencia que determina el orden y las fechas de los sucesos históricos, serie de hechos históricos, datos, sucesos, etc., por orden de fechas. El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por años o meses. Primero se ordenan por el año, después por elmes y finalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc.
Ventajas Inconvenientes
Sencillez y rapidez
No es cerrado y permite la ampliación e inclusión de nuevos documentos.
No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares. Obliga a conocer la fecha del documento.
Cuando seextrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.
Número Consecutivo
Se asigna un número a cada documento y éste será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números ser realiza por orden de llegada. Se emplea bastante en la clasificación de expedientes.(conjunto de documentos que tienen relación entre sí.
Ventajas Inconvenientes
Métodosencillo
Es ilimitado, como los propios números.
Una vez asignada una clave numérica es imposible confundir con otro.
Cuando se toma un documento su falta es evidente, no hay que dejar ninguna señal. Si no se conoce la clave o el número del documento no se puede localizar.
Obliga a tener índices o fichas adicionales
No permite intercalar nuevos documentos.
No todos los documentos se adaptana este método.
Clasificación numérico terminal
Par evitar algunos de los problemas del sistema anterior surge el sistema de clasificación por el último dígito. Consiste en utilizar para su clasificación el número de expediente al revés
Ventajas Inconvenientes
Permite un equilibrio entre los muebles, las entradas se producen una a cada sitio y no todas al final.
Permite un manejo mássencillo, sin que se acumulen los expedientes más recientes. Necesita un índice que correlacione los números de expediente con algún dato más tangible, como puede ser el nombre.
Clasificación Numérico en Serie
Es una variante del numérico tradicional. Consiste en asignar los números de expediente, en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números para determinados asuntos. Porejemplo, las facturas empezarán por el 1, los albaranes por el 2, las reclamaciones por el 3…
Ventajas Inconvenientes
Los documentos tiene una cierta agrupación por temática Prever el volumen que tendrá cada uno de los apartados
Clasificación Decimal. Numérico en Código
Consiste en asignar a los documentos categorías y subcategorías, representadas cada una de ellas por un dígito, que después seexpresará en forma de número. Este sistema se emplea mucho en bibliotecas. Se puede adaptar a nuestras necesidades, pero existe para las bibliotecas un código universal que distribuye las materias en tres niveles.
Ventajas Inconvenientes
Es muy fácil de entender
Suele tener acceso directo, por lo que no precisa un índice auxiliar
Es muy flexible, permite un crecimiento ilimitado Es muy difícil...