administraciones informaticas

UNIDAD 6
PUESTA EN MARCHA Y OPERACIÓN DEL SISTEMA
OBJETIVO
El estudiante conocerá la operación básica del software Aspel SAE.

TEMARIO
6.1 VENDEDORES
6.1.1 CONSULTA AL CATÁLOGO DE VENDEDORES
6.2 REPORTES DE VENDEDORES
6.2.1 REPORTE DEL CATÁLOGO DE VENDEDORES
6.2.2 REPORTE DE COMISIONES SOBRE EL TOTAL DE FACTURAS
6.2.3 REPORTE DE COMISIONES SOBRE PAGOS A FACTURAS
6.3 FACTURAS, PEDIDOS,REMISIONES Y DEVOLUCIONES DE VENTA
6.3.1 FACTURA DIRECTA
6.3.2 FACTURAS A CLIENTES DE MOSTRADOR
6.3.3 FACTURACIÓN CON CONVERSIÓN DE MONEDA
6.3.4 CONSULTA DE FACTURAS
6.3.5 CANCELACIÓN DE FACTURAS
6.3.6 REPORTES DE FACTURAS
6.4 PEDIDOS
6.4.1 ALTAS PEDIDOS
6.4.2 CONSULTAS DE PEDIDOS
6.4.3 CANCELACIÓN DE PEDIDOS
6.4.4 REPORTE DE PEDIDOS
6.5 FACTURACIÓN DE PEDIDOS
6.6 DEVOLUCIONES DEVENTAS (NOTAS DE CRÉDITO)
6.7 REMISIONES
6.7.1 ALTA DE REMISIONES
6.7.2 CONSULTA DE REMISIONES
6.7.3 CANCELACIÓN DE REMISIONES
6.7.4 REPORTES DE EMISIONES
6.8 EMISIÓN DE FACTURAS, PEDIDOS, DEVOLUCIONES DE VENTA Y
REMISIONES
6.8.1 EMISIÓN
6.8.2 EMISIÓN DE FORMATOS
6.8.3 TRADUCE DOCUMENTO
6.9 UTILERÍAS DEL SISTEMA
6.9.1 PROCESO DE VERIFICACIÓN DE PROGRAMAS Y ARCHIVO
DE DATOS
6.9.2 PROCESODE REGENERACIÓN DE ARCHIVOS ÍNDICE
6.9.3 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS
6.10 RESPALDOS DE INFORMACIÓN
6.10.1 DEFINICIÓN DE LOS PERIODOS DE RESPALDO
6.10.2 PROCESO DE RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS
110

6.10.3 PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE LA INFORMACIÓN

111

MAPA CONCEPTUAL

112

INTRODUCCIÓN
En la presente unidad se detallarán los usos y funciones de losprincipales
documentos de venta del módulo de facturación: facturas, pedidos,
remisiones y devoluciones. Estos documentos forman siempre en toda
organización la base de las actividades comerciales que ésta desempeña.
Se describirán las principales funciones que pueden desarrollarse en
cada uno de ellos, desde la generación de documentos por las ventas
realizadas, hasta la cancelación por erroreshumanos o cambios en el
comprador.
Adicionalmente, se observará la importancia de realizar respaldos
periódicos de la información por la alta relevancia y transcendencia de la
información que el sistema contiene, ya que sirve no solamente para un
control de las transacciones comerciales actuales, sino como registro
histórico de todos los actos de comercio celebrados en determinado periodo.

1136.1 VENDEDORES
Esta sección es sumamente importante para la administración de ventas y
toma de decisiones, ya que con esta función cada vendedor registra sus
actividades y sus ventas realizadas, lo que permite obtener inmediatamente
reportes de productividad por cada vendedor, así como nuevas áreas de
oportunidad y re-compra.
Los documentos que se manejan en este módulo son:26
Cotización.



Pedido.



Remisión.



Factura.



Devolución.

6.1.1 Consulta al catálogo de vendedores
Desde el módulo de Facturación es posible consultar el catálogo de
vendedores, en el menú , opción .

26

Manual de Aspel Sae. Sistema Administrativo Empresarial
Aspel.

114

A continuación se despliega la siguiente pantalla en la que
encontraremos la clave,nombre, y datos generales de cada vendedor de la
organización:

Para dar de alta a un nuevo vendedor, dar clic en el botón
de la ventana del Catálogo de vendedores:

Y completar la información solicitada:

115

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1. Realiza una investigación documental en la que establezcas el número
ideal de vendedores que una empresa debe tener, según su tamaño
(micro, pequeña,mediana, y grande). Investiga por lo menos 10
empresas cercanas a tu domicilio y 10 empresas por Internet.

6.2 REPORTES DE VENDEDORES
El acceso a los reportes de vendedores se realiza a través del menú
del módulo de Facturación, como se muestra a continuación:

Los reportes de vendedores son los siguientes:27
6.2.1 Reporte del catálogo de vendedores
Con esta opción podrás obtener un...