Administracionj

Técnicas de elaboración de procedimientos.
Índice: Se debe indicar el contenido del procedimiento por capítulos y donde sea practico por subcapítulos, párrafos…
Objetivo: Se debe describir de manera clara y breve el propósito del procedimiento.
Alcance: Se debe indicar donde aplique, las Gerencias, secciones, áreas, materiales, documentos y equipos en donde se aplicará directamente elprocedimiento.
Terminología y definiciones: Se deben describir y establecer aquellos términos técnicos, de calidad y/o administrativos que se requieran, así como las definiciones que son utilizadas en la aplicación del procedimiento.
Responsabilidades: Se deben definir él ó los nombres de los puestos que tienen responsabilidad directa en dicho procedimiento, así como una descripción de su(s)responsabilidad(es) hacia este. Se debe indicar el responsable del control, actualización y distribución del procedimiento.
Descripción del procedimiento: Se deben establecer en forma breve, clara y ordenada todos los pasos a seguir para la ejecución de alguna actividad; cuando sea necesario auxiliarse de diagramas de flujo ó gráficos para el mayor entendimiento del procedimiento,
Referencias: Se debepresentar una relación de documentos tales como normas, procedimientos, manuales y métodos que sean necesarios para la elaboración del procedimiento en cuestión.
Anexos: Se deben incluir los formatos, diagramas de flujo, gráficos y toda aquella información que ayude al entendimiento del procedimiento, los cuales se deben titular alfabéticamente en forma progresiva.
Distribución: Se deben definirlos puestos a los cuales será distribuido el procedimiento, tomando en cuenta principalmente a las áreas o puestos que se describen en el procedimiento.
Clasificación de los flujogramas.
Por su presentación:

* De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspecto.
* De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.

Por suformato:

* Formato Vertical: en él el flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
* Formato Horizontal: en èl el flujo o la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha
* De formato tabular: También conocido como de formatopanorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna.
Formas de Elaboración de un Flujograma.
* El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento.
* Representar las formas o documentos, mediante rectángulosproporcionales a las formas o documentos representados.
* Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones
* Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.
* Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas ensus extremos terminales.
* El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina superior derecha.
* En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
* Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
* Siempre resultarámejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como sigue.
* Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la...