Administración de Activos PNUD

ADMINSITRACION Y CONTROL DE LOS ACTIVOS

1. Definición de Activo
Para los propósitos del PNUD, un activo se define típicamente como un bien que cuenta con una expectativa de vida útil mínima de 3 años o más y que tiene un valor de 1000 dólares o superior. Se deben mantener registros completos y exactos de todos los activos, desde su adquisición hasta su enajenación, bajo la clasificación“Bienes de Capital” en el formato de Inventario PNUD.
1.1 Bienes Entregados en Custodia
Cámaras fotográficas, teléfonos celulares, agendas digitales, proyectores, artículos eléctricos o electrónicos, impresoras y cualquier otro artículo que tengan un valor de menos de 00 dólares deben ser registrados como “Bienes no Capitales” en el formato de Inventario PNUD. El Coordinador del Proyecto esresponsable de hacer firmar resguardo de los equipos a quienes los reciben en custodia y actualizar el estado del activo una vez que el elemento sea devuelto, reasignado o enajenado.
1.2 Equipamiento para el Proyecto

Los registros de inventario deben mantenerse tanto en la Sede del organismo de ejecución como en la oficina del PNUD. La responsabilidad principal recae en el Coordinador del Proyecto2. Registro de Activos - Métodos de Adquisición
Cada proyecto es responsable de mantener registros completos y exactos de todas las adquisiciones de activos. Los activos pueden adquirirse por medio de las siguientes modalidades: Compra, Traspaso y Donación
2.1 Información en Formato de Inventario
Por cada activo se debe recopilar y registrar la siguiente información en el Formato deInventario PNUD
Año de Adquisición
Descripción (modelo y marca)
Número de cuenta de cargo (COA)
Número de serie (menos muebles)
Precio de compra/ Valor unitario en dólares y en pesos
Tipo de cambio
Número de Voucher/Cheque del PNUD
Ubicación física del activo
Responsable en el proyecto
Con relación a los vehículos, (modelo, número de chasis y de motor, año de adquisición, valor unitario,etc.)


3. Registro de Inventario de Activos

El inventario de activos de cada Oficina proyecto debe ser actualizado en forma mensual para justificar las reasignaciones, el lapso de vida útil o eventuales enajenaciones.
3.1. Categorización de Vida Útil
A continuación se presenta una categorización de la vida útil de los bienes más comunes:
Artículos que funcionan con electricidad –3 años.
Maquinaria de gran tamaño: (ej: generadores, equipos de aire acondicionado) – 20 años.
Mobiliario – 10 años
Vehículos – 5 años o 100,000 kms.
El equipo, mobiliario y vehículos que hayan cubierto su vida útil deberán ser considerados para su enajenación.

Los Coordinadores de proyecto deben entregar a PNUD a más tardar el 15 de enero de cada año toda la información relativa asu Inventario de Activos, así como también cualquier movimiento de activos desarrollado durante el año calendario anterior en el Formato de Inventario PNUD debidamente firmado, asegurándose de haber cumplido con lo siguiente:

a) Llevar a cabo un recuento completo del equipamiento y del mobiliario una vez al año; b) Garantizar que todos los bienes de capital, esto es, mobiliario, equipamientoeléctrico o maquinaria pesada avaluados en 1000 dólares o más sean ingresados durante el año. c) Verificar que se ingresa un número de serie y una ubicación por cada activo. d) Garantizar que los equipos se almacenen bajo llave y que sólo se entreguen contra resguardo por escrito. e) Verificar el envío de formularios de Solicitud de Enajenación o Traspaso de Activos (RADT) en activos robados,dañados, vendidos o traspasados. f) Mantener un registro del equipamiento que está en resguardo entre los miembros del personal; g) Aclarar cualquier discrepancia detectada durante el recuento de los bienes en custodia entre los años anteriores y el año en curso
Se debe llevar a cabo un recuento físico de los bienes en inventario -incluyendo mobiliario, equipamiento y vehículos- al menos una vez...