Administración De Archivos

4 - ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS
4.1. Tipos de Archivos (clasificación)
La Archivalía del MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD
SOCIAL constituye el conjunto de documentos producidos y conservados
orgánicamente por las distintas áreas de la Jurisdicción, en base a las
Responsabilidades Primarias y Acciones que surgen de su estructura organizativa.
En tal sentido, los archivos puedenser tipificados de la siguiente manera,
atendiendo a la fase o ciclo vital de la documentación :
4.1.1. Archivos de Gestión : Son los archivos propios de cada dependencia
del Ministerio, que producen :
• Documentación facilitativa, administrativa o común : es
aquella documentación común a toda la Administración Pública
Nacional, que facilita el trabajo diario de las distintas oficinas(Notas, Remitos, Informes, Memorandos, Planillas de Asistencia,
etc.). Su depuración o selección documental estará a cargo del
responsable de cada área, sin necesidad de intervención de la
Comisión de Selección Documental - Decreto N° 1.571/81 , una
vez vencidos los plazos de conservación establecidos por dicho
decreto y la normativa propia de la Jurisdicción. Corresponde a
las edades activa ysemiactiva de los documentos y tiene un valor
primario o inmediato (*).
• Documentación sustantiva o característica : Es aquella
documentación emanada de las distintas áreas de la Jurisdicción
en base a sus Responsabilidades Primarias y Acciones, y que
sirven a las funciones específicas para las cuales fueron creadas.
A efectos de proceder a su depuración, deberá darse intervención
a laComisión de Selección Documental, que confeccionará la
Tabla de Plazos de Conservación, incluyendo aquella
documentación regida por otra legislación (por ejemplo, el Código
de Comercio, que establece plazos de conservación específicos).
4.1.2. Archivo Central o Administrativo : Es el conjunto de archivalía que
produce el Ministerio en base a sus Responsabilidades Primarias y
Acciones, y que sirvena las funciones de apoyo de la Institución. La
selección documental o depuración del archivo estará a cargo de la
Comisión de Selección Documental, constituida en los términos del
Decreto 1.571/81, artículo 2°. Corresponde a la edad semiactiva de los
documentos (por ejemplo : Expedientes), y tiene un valor primario o
inmediato (*).
4.1.3. Archivo Sectorial : Es el conjunto de archivalía queproducen las
dependencias ubicadas en la sede física del archivo, en base a sus
Responsabilidades Primarias y Acciones, y que sirven a las funciones
específicas para las cuales fueron creadas las dependencias involucradas.
Corresponde a las edades activa y semiactiva de los documentos
sustantivos o característicos (por ejemplo : Acuerdos), y tiene un valor
primario o inmediato (*).4.1.4. Archivo de Guarda Permanente del MINISTERIO DE TRABAJO,
EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL : Es el conjunto de archivalía que
producen aquellas dependencias cuya documentación sustantiva, en virtud
de una Ley, debe ser conservada permanentemente en dependencias del
Ministerio (por ejemplo : Guarda Permanente de los Convenios Colectivos
de Trabajo, dispuesta por el Art. 5° de la Ley 14.250). En estecaso, la
guarda se realizará en la sede física de ubicación de la dependencia
involucrada (Archivo Central o Archivo Sectorial). Corresponde a las
edades activa, semiactiva e inactiva de los documentos sustantivos o
característicos, y tiene un valor secundario, mediato o histórico (**).
4.1.5. Archivo Intermedio : Es el Departamento homónimo del Archivo
General de la Nación que recibe ladocumentación de las distintas
Jurisdicciones de la Administración Pública Nacional, de acuerdo a lo
establecido en el art. 5° de la Ley 15.930, cumplidos los 30 años de la
guarda precaucional en el Ministerio u organismo de origen. Corresponde
a la edad inactiva débil de la documentación, y tiene un valor secundario o
mediato (**).
4.1.6. Archivo Histórico : Es el área del Archivo General...