Administración de distracciones

El secreto para administrar efectivamente las distracciones, así como tu tiempo, es crear un ritual, dice Bregman. “Necesita ser un proceso que sigamos (sin importar qué suceda) y que nos mantenga enfocados en nuestras prioridades a lo largo del día”. 

Éste es su ritual diario de 18 minutos para enfocarse e incrementar la productividad. Toma nota: 

Paso 1: Planea (5 minutos)
Antes deiniciar tu día o revisar tu e-mail, siéntate con una hoja en blanco y escribe las tareas que harán exitosa esa jornada de trabajo. Después, toma tu calendario y agenda esas cosas a ciertas horas, recomienda Bregman. 

“Hay demasiado poder en decidir cuándo harás algo”, dice. Pon las actividades más difíciles e importantes al principio del día cuando las distracciones son menores y estás másconcentrado. Si toda tu lista no cabe en tu calendario, vuelve a priorizar tus pendientes y re agenda”. 

Paso 2: Re enfócate (un minuto cada hora laboral)
Establece una alarma en tu celular o computadora para que suene cada hora durante tu día laboral. Cuando se active, pregúntate si usaste la última hora de manera productiva. Bregman dice que este ritual ayudará a volver al camino correcto cuando tedistrajiste o separaste de él. 

Paso 3: Revisa (5 minutos)
Al final de tu día revisa qué funcionó, a qué le pusiste mayor concentración y cuándo te distrajiste. “¿Conseguiste lo que querías conseguir?” dice Bregman. “Si no es así, ¿qué puedes hacer mejor mañana?”. 

Por ejemplo, si hiciste muchas cosas durante la mañana pero te costó demasiado enfocarte en la tarde, considera agendar eltrabajo que requiere concentración (como hacer campañas de marketing o reportes de ventas) lo más temprano posible. Deja otras tareas como revisar tus emails o monitorear estadísticas para la tarde.

1. Identifica tu estilo de aprendizaje
Piensa cuál es la manera en la que mejor aprendes, y después organiza tu espacio de trabajo de acuerdo a ella. Por ejemplo, si te cuesta mucho mantener presenteinformación que no tengas a la vista, crea un sistema abierto de archivos, divídelos en colores y mantén ordenados tus compartimentos. 

En cambio, si eres más auditivo y necesitas prepararte para una entrevista o presentación, es mejor que la estudies en voz alta o que te grabes a ti mismo y después te escuches. 

2. Planea visualmente tu tiempo y tareas
Planea tu día por hora y revísalo cadacierto tiempo. Esto te ayudará a organizarte, definir el ritmo y aprovechar mejor cada minuto. Usa tu tiempo libre para jerarquizar tus pendientes. Una buena opción es que le asignes un color a cada tarea, de acuerdo a su nivel de importancia, y hazlo con cuatro o cinco tonos distintos. 

También es recomendable hacer las tareas más importantes lo primero en la mañana cuando estés más fresco ydejar las menos relevantes para la tarde. 

3. Libera el exceso de energía
Cuando necesites prestar atención durante una llamada o una reunión, lleva contigo un pequeño objeto con el que puedas jugar. Éste debe ser algo que puedas manipular fácilmente y sin pensarlo mientras escuchas y prestas atención. Esto te ayuda a liberar tu energía mental, lo cual hace que te concentres mejor. 

Engeneral, soltar el exceso de energía a lo largo del día te ayudará a mantenerte concentrado en una sola tarea. Cuanto más intentes estar enfocado en algo sin moverte, más se cansa tu mente. Para mejorar tu nivel de concentración, sube y baja escaleras entre tareas, paséate mientras hablas por teléfono, o simplemente cambia de ambiente a lo largo del día. 

4. Rompe las tareas tediosas
Las tareasaburridas producen exceso de distracción. Forzarte a ti mismo a realizarlas de un ‘jalón’ sólo ayudará a aumentar el problema. Mejor, trabájalo por periodos de 15 minutos. Pon un temporizador e intenta hacer cuanto puedas antes de que se termine el tiempo; conviértelo en un juego. 

Cuando el tiempo se acabe, haz algo activo como caminar o dar saltos y luego trabaja en ello por otros 15 minutos....