Administración de Proyectos Pequeños

Resumen
• Muchos PM’s suponen que un proyecto pequeño
no debe administrarse de manera formal, sin
embargo esto es un error. Los proyectos
pequeños deben ser planificados y controlados
usando herramientas acordes a su complejidad y
tamaño. Debemos recordar que el tamaño del
proyecto no es indicativo de su complejidad.
• La conferencia mostrará algunas lecciones
aprendidas en el tema, asícomo herramientas
utilizadas para mejorar la eficiencia del trabajo a
realizarse.
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¿Qué dice el PMBOK® Guide?
• El PMBOK®Guide 2008 dice (Capítulo 2, p 16)
• Los proyectos varían en tamaño y complejidad.
No importa que tan grandes o pequeños, simples
o complejos sean, todos los proyectos pueden ser
mapeados conforme a la siguiente estructura de
ciclo de vida:
–
–
–
–

Iniciode proyecto, (I)
Organización y preparativos, (P)
Ejecución del trabajo de proyecto, y (E, MyC)
Cierre del proyecto. (C)
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Procesos Administrativos
Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de
Planificación

Fase de
entrada/
Inicio de
proyecto

Procesos de
Iniciación

Procesos de
Cierre

Fase de
salida /
Fin de
proyecto

Procesos de
Ejecución

Ciclo de Vida de laAdministración del Proyecto
PMBOK® Guide, 4ª Ed. Pg 40

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Procesos Administrativos
•

Los Grupos de Procesos interactúan en un proyecto.

Grupo de
Procesos de
Inicio

Grupo de
Procesos de
Planeación

Grupo de
Procesos de
Ejecución

Niveles de
Interacción
entre
Procesos

Grupo de
Procesos de
Cierre
Grupo de
Procesos de
Control

Tiempo

Guía del PMBOK®, 4ªEdición. Pg 41.
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¿Dónde se hacen Proyectos Pequeños?
• Micro y Pequeñas empresas (por su tamaño y
recursos)
• Por Áreas o Departamentos
• En organizaciones de participación voluntaria
• En organizaciones gremiales
• En estructuras familiares
• Y… casi en cualquier lugar
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Definición de Proyecto Pequeño
• Corto en tiempo
• Miembros del equipo: 10 o menos (a veces uno
sólo)
• Un sóloobjetivo
• Enfoque muy acotado
• Un sólo responsable de la toma de decisiones
• Entregables bien definidos y acotados
• Poca interdependencia entre áreas de habilidades
Sandra Rowe, MBA, PMP.

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Ejemplos de Proyectos Pequeños
• Desarrollo de un curso de
capacitación
• Desarrollo de un proceso
de fabricación
• Desarrollo de
documentación de apoyo
• Implementar una
aplicación desoftware
adquirida (tropicalizar)
• Una comida de fin de año
• Una fiesta familiar
• Un minicongreso
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Un Proyecto Pequeño…¿es más fácil?

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Características
• La gente es un factor clave (hay poco y no es fácil
reemplazarla)
• Usualmente el tiempo es una limitante de alto peso
• Los Proyectos Pequeños sirven para entrenar para Proyectos
Grandes
• La documentación no será tanextensa como en un proyecto
mayor, pero tiene que estar completa

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Balance
• Se tienen que manejar todas las dimensiones
por igual: tiempo, costo, alcance, calidad
recursos, riesgos.

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¿Pequeños = Fáciles?
• Algunos Proyectos Pequeños pueden ser muy
demandantes:
– Complejos
– Cortos pero sustanciales
– De Alto impacto
– Estratégicos
– Intensos (estresantes)

12Recordemos…¿Porqué fallan los
proyectos usualmente?
• Las expectativas del cliente no son correctamente definidas
• Falta de familiaridad con el proceso de administración de
proyectos
• Modificaciones al alcance (scope creep)
• No se involucra a los interesados y a las áreas impactadas
• Liderazgo pobre
• Técnicas de estimación pobres
• Programación de actividades poco realista
• Falta definanciamiento
• Falta de recursos dedicados
• Competencia con otras prioridades organizacionales
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Retos de los Proyectos Pequeños
• Usualmente los recursos (especialmente los
humanos) son muy demandados
– Recursos comunes son asignados a múltiples proyectos
– Muchos de los miembros del equipo son recursos a tiempo
parcial del equipo
– Los miembros del equipo “malabarean” sus...