Administración de proyectos

Introducción

Al transcurrir el tiempo, se van desarrollando cada vez mayores herramientas y métodos especializado en cada área laboral. Éstas han sido el producto de diversos estudios y avances tecnológicos, por lo que generan un valor agregado a las labores realizadas en las organizaciones que las implementan. Y es que el reconocimiento de dichas herramientas y su aplicación efectiva dentrode las organizaciones marcan una diferencia palpable, en la ejecución de las diferentes tareas y actividades.

El uso de las herramientas adecuadas en cada campo laboral es determinante para el desempeño exitoso del mismo. En ese sentido, la Administración de Proyectos ha adquirido cada vez con más fuerza, una gran importancia como una disciplina que permite mejores resultados en la gestión deproyectos, tanto en los resultados como en la experiencia organizacional.

A continuación se presenta una investigación basada en el estudio de la importancia de la aplicación formal de la Administración de proyectos como una herramienta de gran ayuda a la hora de llevar a cabo las tareas y demás actividades que conlleva un proyecto. Para ello se plantean los posibles problemas a los cuales seexpone la consecución de un proyecto y a los cuales el Administrador del proyecto debe dar respuesta oportuna y eficaz.

En este ejercicio, se deberán identificar los problemas que se han experimentado, se experimentan o se considera que pueden suceder cuando se desarrolla un proyecto:
* Clasificarlos en diferentes áreas: Costos, calidad, responsabilidades, calendarios
* La mayoría de losproblemas que se han encontrado pueden administrarse cuando se aplica una técnica formal.
* Es importante concientizar la aplicación de herramientas y metodologías para cumplir responsablemente con el producto ofrecido al cliente.
Problemas de Costos: El principal problema que puede acontecer en el desarrollo de un proyecto, con respecto a los costos es que los mismos superen los estimadospara tal proyecto. El uso ineficiente de los recursos que les han sido asignado al proyecto en cada de una de sus actividades y fases ó el cálculo mal estimado de los costos que generaría el proyecto, pueden ser las principales causas del problema. Los costos deben estar apegados al estudio concienzudo de las condiciones externas del mercado, de las condiciones de la organización y de lascaracterísticas específicas del producto que se espera obtener con el proyecto.

Problemas de Calidad: Una clara determinación de los requerimientos y características esperadas del producto final del proyecto, es el punto de partida para conseguir cubrir las expectativas de calidad esperadas en el mismo. Es por ello que cuando las especificaciones tanto técnicas como físicas carecen de claridad a la horade ser determinadas, se corre el riesgo de obtener un producto que no supere las expectativas del cliente.

De allí la importancia de realizar un estudio técnico coherente y exhaustivo que responda a los requerimientos del producto esperado y que no escatime en materiales de la mejor calidad, para que, unido a un plan de trabajo y unas herramientas adecuadas, de resultados óptimos en cuanto ala calidad y uso eficaz de los recursos.

Problemas de responsabilidades: La base para contar con la responsabilidad de cada uno de los miembros del equipo de trabajo, es que todos y cada uno de ellos se sienta identificado con su labor dentro del proyecto, pues ello creara un ambiente de compromiso profesional y en algunos casos, personal, con el objetivo que se persigue.

La sistematizacióny organización de las tareas y sus respectivos responsables permitirá un mayor control y supervisión de las mismas, para asegurarse de mantener al día el cronograma de trabajo. Igual de necesario será la comunicación efectiva entre los participantes del proyecto y el administrador del proyecto, de tal forma de mantener el nivel de compromiso e integridad del equipo, necesaria para en buen...