Administración De Proyectos

Administración de Proyectos con Excel
usando PERT/CPM[1]


Resumen
Se presenta la técnica de la ciencia administrativa (PERT/CPM) que ayuda a comprobar y controlar aquellos proyectos que involucran muchas tareas interrelacionadas, mediante la resolución de un problema de la Administración de Proyectos con la ayuda de la hoja electrónica Excel.

Introducción
Cuando unadministrador de un proyecto grande debe planear, programar y controlar un gran número de actividades en toda la administración, muchas veces sino la mayoría de ellas, le es difícil recordar toda la información correspondiente al plan, programa y avance del proyecto. Para estas situaciones se dispone de dos técnicas de la investigación de operaciones con una relación muy cercana: PERT, técnica de evaluación yrevisión de programas, y el método de la ruta crítica (CPM), estas técnicas ayudarán al administrador de proyectos a llevar a cabo estas responsabilidades.

Estas técnicas se han utilizado en una gran variedad de proyectos, entre los que podemos mencionar:

• Investigación y desarrollo de productos nuevos y procesos.
• Producción de películas.
• Construcción de plantas,carreteras y edificios.
• Instalación de sistemas de información administrativos.
• Embarcaciones marítimas.
• Realización de campañas publicitarias.
• Mantenimiento de equipo grande y complejo.
• Diseño e instalación de sistemas nuevos.

En este trabajo no pretendemos hacer un estudio exhaustivo de estas técnicas, para ello citamos muchas y buenas referencias, sino más bienel objetivo principal es implementar su aplicación utilizando la hoja electrónica Excel.

Un poco de historia
PERT y CPM se desarrollaron de manera independiente al final de la década de los años 50, desde ese tiempo estas técnicas han estado entre las técnicas de investigación de operaciones con más uso. PERT fue desarrollado por la Marina de los EE.UU. para el proyecto del misil Polaris,particularmente en el manejo de tiempos inciertos de la mayoría de las actividades. CPM en cambio se desarrolló para proyectos industriales los que generalmente se conocían los tiempos de actividad. Kelly de Remington y M. Walker de Dupont Company crearon en 1957 esta técnica. CPM ofrecía la opción de reducir los tiempos de actividad mediante el aporte de más trabajadores o recursos generalmente a uncosto más alto. Las versiones originales de estas técnicas tenían algunas diferencias importantes, sin embargo tienen mucho en común y con el paso de los años se han fusionado de modo gradual, de modo que las actuales versiones por computadora combinan las mejores características de ambos procedimientos. Como resultado nos referiremos a estos procedimientos como PERT/CPM.

Uso de Excel en laAdministración de Proyectos

La potencia de las computadoras personales recientemente ha hecho posible que el Administrador de Proyectos use hojas de cálculo para evaluar el riesgo de inversiones financieras, evaluación de proyectos, planes de retiro y otros tipos de decisiones de negocios. Lo anterior se debe a la flexibilidad y capacidad estadística de la hoja de cálculo la cual la torna especialtambién para el desarrollo de los modelos de simulación, particularmente en el uso de la simulación MonteCarlo, la cual se aplica a la técnica de la ruta crítica.

Tipo de tecnología disponible
Para computadoras personales hay más de cien paquetes de administración de proyectos y su uso obedece al tipo de proyecto y tamaño. Hay proyectos con pocas actividades, en cambio en otros se tienen de1,000 hasta 30,000 actividades. También hay disponible software con costos bajos. En este grupo se pueden mencionar:

• Harvard Total Project Manager(
• Microsoft Project(
• SuperProject Plus(
• Time Line(
• Excel

Estos paquetes requieren poca memoria, una capacidad de realizar proyectos de hasta 1,000 actividades y pueden producir una amplia gama de informes. En el...