Administración de Proyectos

Administración de proyectos

Un error común es creer que los procesos en sí mismos deben ser la base para determinar la mejor práctica, sin relacionar a éstos a la creación interna de valor. Si uno busca una organización o metodología como referencia, debería asegurarse de que las metas y objetivos de la institución referente sean similares a la suya y que los procesos que se tomarán comomodelo sean adecuados y funcionarán dentro de su organización.
Para asegurar el éxito en la gestión de proyectos se necesita recurrir a las mejores prácticas del mercado y no re-inventar la rueda. Los procesos o métodos de mejores prácticas deberían ser una biblioteca de toda la experiencia pasada de una organización en la ejecución de sus proyectos. Estos deberían ser modulares de manera de poderadaptarlos a los distintos tamaños o complejidades de los proyectos. La biblioteca de las mejores prácticas se construye realizando los análisis post-mortem o lecciones aprendidas y documentando esa información para la mejora continua de los mismos.
Para las organizaciones que no tienen información histórica de proyectos anteriores o desean desarrollar la propia basándose en las mejores prácticasdel mercado de metodologías existentes para la administración de proyectos, deben considerar lo siguiente:
1. Seguir un proceso de iniciación estructurado.
Realizar un estudio de factibilidad financiero, tecnológico, de recursos, de impactos, estratégico y de negocio del proyecto, para prevenir inconvenientes, priorizarlo y obtener el soporte y justificación de negocio necesario para poderimplementarlo. Durante la fase de inicio o arranque, una correcta valoración de riesgos, asunciones, obstáculos y restricciones deben ser convenientemente evaluados y el factor crítico es realizar un adecuado proceso de valoración de requerimientos para clarificar objetivos, necesidades y alinear las expectativas.
2. Planificación del Proyecto.
Considerando el tipo de industria en la cual se realiceel proyecto, la planificación podrá tomar diferentes matices. Independientemente de que se utilice una metodología tradicional, ágil o lean; una buena planificación siempre es necesaria. Planes comprensivos, realistas y bien comunicados son imprescindibles en todos los proyectos, aún con cortos ciclos de vida. El punto es no embarcarse en planificaciones extensas, construir planes a corto plazo ydetallados e ir elaborando los requerimientos sobre la marcha en una aproximación de tipo iterativo.
3. Utilizar auditorías.
Deben realizarse auditorías y reuniones de aseguramiento de calidad en forma frecuente para chequear no sólo los entregables sino el estado y progreso del proyecto. Medir el progreso real contra el costo y tiempo estimado es muy importante, al igual que realizar medicionesde calidad respecto del cumplimiento de los requerimientos y el alcance de los entregables. No podemos controlar y mucho menos mejorar si no tenemos métricas. Debemos desarrollar criterios estándar de medición tanto de calidad como de productividad y eficiencia, para saber no sólo dónde estamos sino qué y cómo debemos mejorar.
4. Recursos humanos.
Un tema controversial que suele traer doloresde cabeza se refiere a las horas que cargan los recursos al proyecto: ¿deben ser las reales o teóricas? En la práctica, si el recurso es parte de la plantilla de la organización normalmente no se hace nada dado que, trabajará horas extras que por lo general y debido a su rango no son pagadas dado que recibe su sueldo mensual fijo. El problema se presenta cuando existen sistemas de control decostos y productividad que no toma en cuenta esta realidad. En estos casos es frecuente que se le obligue al recurso a cargar las horas que realmente trabaja en el proyecto en algún sistema para su registro. De ser así, estaremos en un aprieto desde el punto de vista de costos, dado que las horas cargadas y costeadas superarán lo que estaríamos facturando. La única solución en este caso será que no...