Administración Del Tiempo; Habilidades Directivas

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

* 5.1 Matriz de Administración del Tiempo
* 5.2 Manejo de Agenda personal y de trabajo
* 5.3 Los enemigos del tiempo
* 5.4 Características del ejecutivo exitoso con el tiempo

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

El tiempo es la magnitud física que mide la duración o separación de las cosas sujetas a cambio, de los sistemas sujetos a observación, esto es, elperíodo que transcurre entre el estado del sistema cuando éste aparentaba un estado X y el instante en el que X registra una variación perceptible para un observador. Es la magnitud que permite ordenar los sucesos en secuencias, estableciendo un pasado, un presente y un futuro, y da lugar al principio de causalidad. El tiempo es sin duda alguna el recurso más valioso que tenemos. Es finito,escaso, avanza sin piedad y nos limita en múltiples aspectos de la vida. Una de las cosas más interesantes que he aprendido en el entorno empresarial es que los grandes empresarios son comúnmente excelentes administradores del tiempo. Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, lasincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan. La administración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de losejecutivos.

Algunas de las características del tiempo son:
* Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
* Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
* Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
* No se puede comprar.
* Nose puede atrapar, detener o regresar.
* Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
* Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
* En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
*Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.
* Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo
* Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.
* Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.
* Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:
* Una lista delas actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
* Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
* Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, esutilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
* El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
* Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
* El tiempo disponibledebe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

5.1 Matriz de Administración del Tiempo

Uno de los pilares de la administración eficiente del tiempo reside en la capacidad de diferenciar las actividades que realizamos entre Importantes o Urgentes. Gran parte del éxito de muchos empresarios y...